Agencias Y Sucursales

Agencias y Sucursales

CAPITULO V I I

AGENCIAS Y SUCURSALES

7.1. DEFINICIONES

Con el propósito de aumentar el volumen de ventas en un área geográfica determinada y mantener un contacto más estrecho con los clientes, muchas empresas operan por medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son más que tiendas o extensiones de la empresa ubicadas en lugares estratégicos de venta.

Agencia

Es un vendedor local cuya acción es de intermediario entre empresa y e l público colocando pedidos y remitiéndolos a la casa central, sin tener autonomía.

Sucursal

Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos.

Casa Central

Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio.

Cuentas Recíprocas

Son todas aquellas cuentas en las que se agrupan o registran las operaciones entre empresas, en este caso entre la Sucursal y la Casa Central o entre diferentes Sucursales, por ejemplo:

En Casa Central En Sucursal

Mercaderías Enviadas a Sucursal Mercaderías Recibidas de Casa Central

Remesas Enviadas a Sucursal Remesas Recibidas de Casa Central

Remesas Recibidas de Sucursal Remesas Enviadas a Casa Central

Sucursal Cuenta Corriente Casa central Cuenta Corriente

Los saldos de estas cuentas deben ser iguales en ambas empresas.

Combinación de Estados Financieros

Combinar estados financieros significa presentar la información contable de dos empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y el Balance General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado financiero para las dos empresas.

Para efectuar la combinación de ambos estados financieros, debe previamente prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas recíprocas entre ambas. Esto con el objetivo de presentar la información real y no estados financieros de conjunto engañoso o fuera de la realidad.

7.2. DIFERENCIAS

Aunque el objetivo de las agencias y sucursales es el mismo, incrementar las ventas, existen diferencias entre ellas: Por lo general, la agencia actúa simplemente como vendedor local en determinado territorio obteniendo pedidos y enviándolos a la casa matriz; la casa matriz autoriza el crédito y se encarga de la cobranza.

La sucursal, disfruta de mayor autonomía administrativa recibiendo la mayor parte de sus existencias de la casa matriz y efectuando sus propias ventas. Así la sucursal es un establecimiento independiente, sujeto a la dirección de sus planes por la casa matriz y a las instrucciones de la misma.

A continuación se incluye un cuadro de las diferencias entre agencia y sucursal

AGENCIA SUCURSAL

Función de intermediaria entre la Es una tienda independiente con cierta

empresa y el público. autonomía (Empresa en pequeño)

Tiene muestras y no maneja inven- Tiene sus propios inventarios.

tarios.

No despacha productos. Despacha productos

No lleva su contabilidad únicamen- Lleva su contabilidad.

te maneja fondo fijo.

No autoriza créditos ni realiza co- Autoriza sus propios créditos.

branza.

No tiene cuentas propias para cu- Tiene cuentas bancarias propias para

brir sus gastos. cubrir sus gastos.

7.3. CONTABILIZACION

La contabilización de las operaciones con las agencias dependerá de sí se quiere o no determinar los resultados de la misma, por parte de la Casa Matriz.

Ejemplo

Cuando se quiere determinar la ganancia de la Agencia:

La Empresa “Exito” tiene una agencia en Escuintla y las operaciones con la misma durante el mes de enero de 1998 son:

a) La casa central envía muestras a la agencia con un costo de Q5,000.00

b) La casa central envía a la agencia un cheque por valor de Q3,000.00 para establecer un fondo fijo.

c) La agencia notifica a la casa central que recibió un pedido por Q15,000.00.

d) La casa central autoriza el pedido y envía la mercadería al crédito.

e) El costo de la venta para la casa central es de Q12,000.00.

f) La agencia envía a la casa central un reporte de gastos adjuntando los comprobantes correspondientes por Q2,000.00. La casa central después de verificar la liquidación de los gastos envía un cheque a la agencia para reponer el fondo fijo.

g) La casa central efectúa gastos a cuenta de la agencia por Q600.00

Jornalización

Pda1____________________________Enero 1998______________________________

Muestras Agencia Escuintla Q 5,000.00

Inventarios Q 5,000.00

Pda2____________________________Enero1998______________________________

Fondo Fijo Agencia Escuintla Q 3,000.00

Bancos Q 3,000.00

Pda3____________________________Enero1998______________________________

Cuentas por Cobrar Q 15,000.00

Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00

Pda4____________________________Enero1998______________________________

Costo. Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00

Inventarios Q 12,000.00

Pda5____________________________Enero1998______________________________

Gastos Agencia Escuintla Q 2,000.00

Bancos Q 2,000.00

Pda6____________________________Enero1998______________________________

Gastos Agencia Escuintla Q 600.00

Bancos Q 600.00

Asiento contable para cerrar las cuentas de la agencia y determinar su resultado.

Pda7____________________________Enero1998______________________________

Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00

Costo Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00

Gastos Agencia Escuintla 2,600.00

Pérdidas y Ganancias Agencia Escuintla 400.00

Cuando no se desea saber el resultado de la agencia, no se corre la partida del costo ni la última 4 y 7.

Cuando son varias agencias y desea saber el resultado deberá identificarse cada cuenta con

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