Almacen Formatos

Formato

es un formulario vacío, que consiste en campos en los que se puede registrar la información. Por tanto, este es un escrito con características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales. Es decir, se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.

Importancia de los Formatos

uno de los objetivos más importantes de los formatos consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes. Además los formatos se realizan con el fin de facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante: la organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y lograr el control de las operaciones.

Asimismo, cuando se trata de definir un nuevo formato, se debe tener en cuenta

varios aspectos tales como; el perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivo). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad.

Entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, entre otros.) más rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento. Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apático a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.

De igual manera, debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresa) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste

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