Análisis de los manuales administrativos

3.1. Análisis de los manuales administrativos

Manual es un documento controlado que contiene el conjunto de organigramas, políticas, procedimientos y demás formas de organización, (en papel o medio electrónico) que describen el trabajo que realiza un área autorizada dentro de la organización, con los conocimientos y experiencias que han adquirido, al paso de los anos, las personas que han colaborado con ella

El director general de la organización es quien autoriza a las áreas a tener su propio manual de políticas y procedimientos.

Definición

Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración, concernientes a objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc. Deben, además coadyuvar a normalizar y controlar los tramites de procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido.

Los manuales son el medio que permite comunicar las decisiones referentes a organización, procedimientos, políticas, antecedentes, aspectos técnicos a la dirección.

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

• Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.

• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

POSIBILIDADES

• FUENTE DE INFORMACION SOBRE EL TRABAJO A EJECUTAR.

• AYUDA A INSTITUCIONALIZAR Y A ESTABLECER LOS OBJETIVOS, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS, FUNCIONES, NORMAS, ETC.

• EVITAN DISCUCIONES Y MALOS ENTENDIDOS DE LAS OPERACIONES.

• ASEGURAN LA CONTINUIDAD Y COHERENCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS A TRAVES DEL TIEMPO

• INCREMENTA LA COORDINACION, ETC.

LIMITACIONES

• SI SE ELABORA EN FORMA DEFICIENTE SE PRODUCEN SERIOS INCONVENIENTES EN EL DESARROLLO DE LAS OPERACIONES.

• EL COSTO DE PRODUCIRLOS Y ACTUALIZARLOS PUEDE SER ALTO.

• SI NO SE LES ACTUALIZA PERIODICAMENTE PIERDEN EFECTIVIDAD.

• SE LIMITAN A ASPECTOS FORMALES DE LA ORGANIZACION, DEJANDO LO INFORMAL, ETC.

CLASIFICACION

POR SU CONTENIDO: HISTORIA, ORGANIZACION, POLITICAS, PROCEDIMIENTO Y CONTENIDO MULTIPLE

MANUAL DE HISTORIA:SU OBJETIVO ES PROPORCIONAR INFORMACION HISTORICA SOBRE EL ORGANISMO: SUS COMIENZOS, CRECIMIENTO, LOGROS, ADMINISTRACION Y POSICION ACTUAL

DE ORGANIZACION:SU PROPOSITO ES EXPONER EN FORMA DETALLADA LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FORMAL A TRAVES DE LA DESCRIPCION DE LOS OBJETIVOS, RELACIONES, FUNCIONES, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS DISTINTOS PUESTOS.

DE POLITICAS:SE PROPONE DESCRIBIR EN FORMA DETALLADA LOS LINEAMIENTOS A SEGUIR EN LA TOMA DE DECISIONES PARA EL LOGRO DEL OBJETIVO

DE PROCEDIMIENTOS:SU OBJETIVO ES EXPRESAR EN FORMA ANALITICA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS A TRAVES DE LOS CUALES SE CANALIZA LA ACTIVIDAD OPERATIVA DEL ORGANISMO.

DE CONTENIDO MULTIPLE:ES AQUEL EN EL QUE SE COMBINA DOS O MAS CATEGORIAS QUE SE INTERRELACIONAN EN LA PRACTICA ADMINISTRATIVA.

POR SU FUNCION ESPECIFICA: PRODUCCION, COMPRAS, VENTAS, FINANZAS, CONTABILIDAD, CREDITO Y COBRANZAS, PERSONAL, TECNICO Y DE ADIESTRAMIENTO.

MANUAL DE PRODUCCION: SU OBJETIVO ES DICTAR LAS INSTRUCCIONES NECESARIAS PARA COORDINAR EL PROCESO DE FABRICACION, ES DECIR LA INSPECCION INGENIERIA INDUSTRIAL Y EL CONTROL DE PRODUCCION.

DE COMPRAS: SU OBJETIVO ES DEFINIR LAS ACTIVIDADES QUE SE RELACIONAN CON LAS COMPRAS

DE VENTAS:SU OBJETIVO ES SENALAR LOS ASPECTOS ESENCIALES DEL TRABAJO DE VENTAS, INCLUIRA: POLITICA DE VENTAS, PROCEDIMIENTOS, CONTROLES, ETC.

DE FINANZAS: Su objetivo es determinar las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas dirigidas al personal de la organización que tengan que ver con manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

DE CONTABILIDAD:Su propósito es señalar los principios y técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera, entre otros.

DE CREDITO Y COBRANZAS:Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están las siguientes: operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, entre otros.

DE PERSONAL:Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.

TECNICO:Contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal relacionado con esa función.

DE ADIESTRAMIENTO O INSTRUCCIÓN: Su objetivo es explicar las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo común son más detallados que un manual de procedimientos. También incluye técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para que el usuario compruebe su nivel de comprensión

POR SU AMBITO DE APLICACIÓN

GENERAL: INCLUYEN AL ORGANISMO EN SU CONJUNTO.

ORGANIZACION, POLITICAS Y DE PROCEDIMIENTOS

ESPECIFICOS: CONTIENEN INFORMACION DE UNA UNIDAD ORGANICA

RECLUTAMIENTO Y SELECCION, AUDITORIA INTERNA, POLITICAS DE PERSONAL, TESORERIA.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad

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