Archivo

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la información y de la documentación.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.

Como me piden los documentos.

Como necesitamos la información.

- Rigor.

- Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

- Inequívocos.

- Explícitos.

- Objetivos.

La organización básica de un archivo es la siguiente:

- Existencia de unas normas de archivo o manual.

- Existencia de un índice.

- Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

Introducción general.

Relación de tipos de documentos más corrientes.

Proceso de llegada del documento al archivo.

Normas y sistemas de clasificación.

Tipos y niveles de archivos.

Tipos y criterios para documentos.

Conservación de la documentación en cada nivel.

Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.

Normas de eliminación y conservación.

Normas de retención o caducidad.

Normas de solicitud de documentación.

Normas para préstamos.

Medios materiales necesarios.

Medios personales necesarios.

Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.

Tenemos diferentes clases de archivo:

- Centralizado.

- Descentralizado.

- Mixto.

Las ventajas del archivo centralizado son:

- Orden y control.

- Asequible a todos.

- Economiza duplicados.

- Economiza espacio y equipo.

- El procedimiento es uniforme.

Sus inconvenientes:

- Es estático.

- Requiere personal especializado.

- Retrasa la información.

- Riguroso en el préstamo.

Las ventajas del archivo descentralizado son:

- Mayor autonomía.

- Ajuste permanente.

- Rapidez de acceso.

- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.

- Normas estrictas en cuanto al número de copias.

- Normas para el control y seguimiento de documentos.

Sus inconvenientes son:

- Puede faltar información.

- Falta de conocimiento del personal.

- Incremento de las tareas.

- Búsqueda y control de los documentos difícil.

Las ventajas del archivo mixto son:

- Mayor elasticidad.

- Pronta localización de documentos.

Sus inconvenientes son:

- Coordinación efectiva entre las dependencias.

- El archivo central debe establecer normas.

El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:

- Creación y clasificación.

- Orden y conservación.

- Transferencia.

- Eliminación

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Reglas básicas de los sistemas de archivo

Los conceptos básicos del archivo son:

- Título.

Alfabético.

Numérico.

Alfanumérico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.

La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.

Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:

- Alfabéticos.

Nominal.

Geográfico.

Temático.

- Numéricos.

Natural.

Cronológico.

Codificado.

Terminal.

- Alfanuméricos.

El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

- Nombre de la empresa.

- Nombre de quien firma la carta.

- Nombre a quien está dirigida la carta.

- Nombre del tema de la carta.

- Nombre de la localidad geográfica.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.

La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:

Guías primarias.

Guías secundarias.

Carpetas individuales.

Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se usan

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