Articulación del sistema de comunicación institucional

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Fecha: 08/04/2015

Versión: 1.00

MELCHOR GERARDO CABREJO GARCÍA

Especialista en Comunicaciones III

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

Elaborar procedimiento de articulación del sistema de comunicación

del SENASA a nivel nacional

NOMBRE

CARGO

FIRMA

FECHA

Elaborado por:

Gerardo Cabrejo García

Especialista III

20/04/15

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PROCEDIMIENTO

Gerardo Cabrejo García

Comunicador P - III

Periodo de Prueba -

Reporte Diario de Información

desde las Direcciones Ejecutivas

Compromiso de Gestión Personalizado Nº 1

Articulación del Sistema de Comunicación del SENASA a nivel nacional

OBJETIVO

Normar y sistematizar el envío de información desde las direcciones ejecutivas hacia la Secretaría Técnica, para mejorar y fortalecer los procesos de comunicación institucional y la prevención de crisis.

ESTRATEGIA

Establecer una directiva que establezca un procedimiento estándar para para el envío, desde las direcciones ejecutivas, de toda información referida al SENASA, que se genera internamente y/o es publicada en medios de comunicación masiva, Internet y en las Redes Sociales.

ALCANCE

Este procedimiento tiene alcance a nivel nacional e incluye a todas las dependencias de la Secretaría Técnica del SENASA.

RESPONSABLES

4.1

Secretaría Técnica y equipo de comunicaciones

4.5

Direcciones Ejecutivas

4.6

Áreas especializadas de órganos desconcentrados

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1

Noticia: Información que nunca antes ha sido comunicada. Episodio nuevo y reciente que se produce al interior del SENASA y/o que refiriéndose a la institución, es publicada en los medios de comunicación.

5.2

Medios de comunicación: Canales a través de los cuales y en formato que puede ser escrito, sonoro, visual o una combinación de ellos, se trasmite mensajes y/o noticias a grupo de individuos con el fin de informales , generando un proceso de comunicación.

5.3

Redes Sociales: Estructuras de interacción social, caracterizada por el intercambio dinámico de información entre personas, grupos e instituciones que se vinculan a través del Internet.

5.4

Público Interno: Todo aquel que bajo cualquier modalidad, tiene una relación de dependencia laboral con el SENASA.

5.5

Público Externo: Grupos de personas que no tienen relación de trabajo con el SENASA ni forman parte de su organización. En él se consideran a las autoridades del Estado, a los usuarios de los servicios, proveedores y a toda persona o grupo de personas en general.

5.6

Crisis: Se define como todo hecho que asociado al cumplimiento de las funciones del SENASA, puede causar daño a su imagen institucional o a la imagen de quienes lo representan, desmereciendo o deteriorando su prestigio en el concepto público.  

5.7

Alerta Temprana: Es el aviso que permite adoptar medidas de prevención tras identificar hechos o acciones en estado potencial y que al desencadenarse, pueden ocasionar un efecto indeseado y dañino para la institución.

5.8

Dropbox: Servicio gratuito de alojamiento de archivos que permite a los usuarios almacenar y sincronizar y compartir en línea y con otros usuarios, una serie de archivos y carpetas de computadora.

5.9

Google Drive: Servicio gratuito de alojamiento de archivos de computadora en distintos formatos.  

5.10

ST: Secretaría Técnica

5.11

DE: Dirección Ejecutiva

5.12

RIN: Reporte de Información y Noticias

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1.

Reglamento de Organización y Funciones del SENASA - DS Nº 008-2005-AG

6.2

R.J. Nº 322-2011-AG-SENASA  que aprueba ámbito geográfico de jurisdicción de las Direcciones de los Órganos Desconcentrados del SENASA a nivel nacional)

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1

Las DE realizan un monitoreo diario de los medios de comunicación de su jurisdicción y redes sociales, para detectar, registrar y reportar información o noticias vinculadas a las funciones y actividades del SENASA

7.2

Las DE son responsables de reportar diariamente a la ST, todos aquellos hechos que, relacionados directa o indirectamente con las funciones y actividades del SENASA, son publicados en el ámbito de su jurisdicción geográfica, por los medios de comunicación escritos, radiales, televisivos, web y redes sociales.

7.3

Las DE son responsables de reportar diariamente a la ST, toda aquella información que siendo de origen interno o externo y estando relacionada con las actividades y funciones del SENASA, puede ser usada como Alerta Temprana para prevenir una crisis o controlarla.

7.4

Las áreas de sanidad vegetal, sanidad animal, insumos agropecuarios e inocuidad alimentaria, son responsables de reportar a su DE, todos aquella información que vinculada a su especialidad, puede representar un logro o avance en la gestión institucional como también pueda representar una Alerta Temprana para prevenir una crisis.

DESARROLLO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

8.1

Direcciones Ejecutivas

Acopian, sistematizan y envían los RIN a la ST

8.2

Direcciones Ejecutivas

Envía  a la ST, alertas tempranas para la prevención de crisis

8.3

Áreas especializadas de órganos desconcentrados

Reporta información de su especialidad que puede representar logro o avance en la gestión del SENASA.

8.4

Áreas especializadas de órganos desconcentrados

Analizan y procesan datos que vinculados a las actividades de su especialidad, les permite elaborar una alerta temprana.

8.5

Comunicadores de las DE

Monitorean diariamente a los medios de comunicación  y a las redes sociales que les estén vinculadas, en la jurisdicción de su DE

8.6

Secretaría Técnica

Recibe, registra y evalúa información de los RIN enviados por las DE

8.7

Secretaría Técnica

Instruye a las DE respecto de lo reportado

8.8

Secretaría Técnica

Emite información hacia los medios de comunicación a nivel nacional.

8.9

Secretaría Técnica

Propone mejoras y finaliza el proceso