Asistente Administrativo

Funciones de un asistente administrativo

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

• Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

• Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

• Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

• Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

• Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

• Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

• Realiza registro contable.

• Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

• Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

• Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

• Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

• Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

• Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

• Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

• Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

• Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

• Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

• Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

• Lleva control de la caja chica.

• Brinda apoyo logístico en actividades especiales.

• Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

• Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

• Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

• Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

• Atiende e informa al público en general.

• Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.

• Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.

• Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

• Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.

• Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.

• Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.

• Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.

• Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.

• Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.

• Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.

• Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.

• Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.

• Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.

• Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.

• Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.

• Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.

• Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.

• Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.

• Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.

• Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.

• Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.

• Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.

• Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales.

• Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.

• Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.

• Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.

• Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.

• Realiza cálculos de los viáticos

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