Auditoria Operacional

4.1 Concepto Antecedentes y evolución de la auditoria operacional

Se puede definir a la auditoria operacional “Como aquella que tiene por objeto el análisis y la mejora de cualquier componente de la organización a excepción de su sistema financiero y contable”. Esto es: su campo de actuación comprende las funciones de gestión con objeto de verificar su funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales.

4.2 Metodología de la revisión

4.2.1 Identificación de los principales ciclos de operación de las entidades y actividades que abarcan:

Diagnóstico

La fase de diagnóstico persigue la obtención de un conocimiento genérico de la actividad objeto en auditoria

Dentro de la fase de diagnóstico se puede distinguir las siguientes:

a) Elaboración Plan de Trabajo de Auditoria Administrativa, que comprende una estimación del tiempo y de los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad

b) Técnicas de Recogida de Información: En ellas se recogen las siguientes actividades a realizar La Investigación Documental, La Observación, El Cuestionario y La encuesta.

c) Elaboración de un Diagnóstico Integral: Esto quiere decir que la auditoría operativa no debe de centrar o limitar su estudio a una variable considerada esencial. Se debe tener en cuenta las distintas variables organizacionales, la evolución histórica y proyección de futuro, el entorno ñeque se desenvuelve, las pautas sociales establecidas en las situaciones estudiadas y otros factores relacionados con la conducta humana.

d) Elaboración de un Diagnóstico con una Proyección Psicosocial: esto requiere evaluar variables de carácter cualitativas como el nivel de motivación y de satisfacción de los empleados

e) Elaboración de un Diagnóstico con una Proyección Política: Esto comprende diseñar una estructura de relaciones de poder y grupos de influencia inherentes en la actividad analizada, detectando en su caso las relaciones de carácter conflictivo.

f) Realización de un Diagnóstico Participativo: Se trata de que el analista o auditor realice su actividad de manera transparente e invite a los miembros de la unidad

Auditada a participar en el proceso de definición de problemas y soluciones. Esto significa que el auditor operativo no es el que define los problemas y las soluciones de la unidad sino el que ayuda a clasificar y a concretar los problemas con los soluciones que siempre han estado en la mente de los miembros de la unidad auditada.

Propuesta

Conocida la naturaleza y causas de las disfunciones, el auditor aporta soluciones, mediante la unificación de determinados elementos estructurales, procedí mentales y materiales.

Para ello, las propuestas deben de ser presentadas con un cierto sentido de flexibilidad, de tal forma que se puedan eliminar alternativos que no afecten a los términos generales de la propuesta o en sentido contrario presentar un conjunto de propuestas alternativas con sus ventajas e inconvenientes (COSTE – BENEFICIO) y un posicionamiento del auditor respecto de sus pretensiones en virtud de criterios técnicos.

Negociación de la Propuesta

En esta fase se pretende eliminar los problemas de incomprensión, desviación o bloqueo que pueden presentarse en la fase posterior de implementación.

En este sentido merece exquisito cuidado el lenguaje de comunicación de las opiniones y la exposición de los hechos y de las causas de manera tal que la presentación de lo anterior debe ser preciso y respetuoso y debe de intentarse que se acomode al modo de pensar de los interlocutores.

Control e Implementación

El control de la implementación es el proceso en que la unidad de auditoría está capacitada para iniciar y regular la conducta de las actividades, para que sus resultados se ajustes a las expectativas y a los objetivos diseñados.

El auditor debe controlar el proceso de implementación para:

a) Evitar desviaciones intencionales, que varíen los objetivos del reestructurador.

b) Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementación.

Evaluación del proceso de cambio de la organización

La evaluación es la investigación sistemática del proceso de confección y una propuesta de organización y de su aplicación. En el proceso de evaluación se debe observar todo el proceso y no exclusivamente una parte del mismo, es decir, la fijación de objetivos, la recopilación de datos, la presentación de diagnóstico y la propuesta de organización, la negociación de la propuesta y el proceso de Implementación y control son los pasos que permiten evaluar en conjunto una actividad.

El proceso de evaluación comprende:

a) Buscar indicadores que muestren el grado de eficacia y eficiencia

b) Identificar los puntos débiles y los puntos fuertes

c) Especificar los puntos fuertes y débiles, se deben incorporar estos conocimientos a la dinámica de la actividad de la unidad que se audita

Los indicadores de gestión que indican eficiencia y eficacia no existen. En cada actividad hay que crearlos, bajo el concepto de eficiencia y eficacia que se tiene.

Verificación de los Sistemas

Entre estas actividades se pueden distinguir las actividades previas al trabajo de campo, posteriores y los costes del proceso de auditoría. Las actividades previas al trabajo de campo comprenden la planificación que debe realizarse para efectuar la auditoria de un área desde el momento en que se inicia el proceso de auditoria se establece dos líneas de autoridad:

1. Recopilación de antecedentes: Esta se basa en el análisis documental de la información ubicada físicamente en la unidad de auditoria.

2. Planificación de auditoria en casos concretos: Simultáneamente se procede a planificar la auditoria con los responsables de la unidad auditada que comprende: la concreción de objetivos - el alcance del trabajo de auditoria - la identificación de los principales temas y - la metodología a aplicar en el proceso.

Actividad Posterior al Trabajo de Campo

El trabajo posterior consiste en el diagnóstico que se tiene que hacer de la actividad a auditar de tal forma que lo que se afirma debe de coincidir con los datos obtenidos y al mismo tiempo el diagnóstico debe ser comprensible, esto es, que explique con la mayor amplitud posible los datos obtenidos en el trabajo de campo.

4.2.2 Levantamiento de la información

La captación de información tiene como principal dificultad detectar en primer lugar la información de

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