Auditoria Operacional

Auditoria operacional

La auditoria operacional es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer recomendaciones que se consideren necesarias.

La auditoria operacional involucra los siguientes tres elementos fundamentales que deben considerarse al realizarla:

• Debe encausarse hacia los aspectos administrativos de los métodos y procedimientos que integran un sistema.

• La auditoria debe tener un enfoque constructivo

• El auditor o sus colaboradores no deben intervenir en el diseño detallado de los cambios que requiere un sistema o sus procedimientos.

CICLO DE OPERACIONES

Los hechos económicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una entidad se denominan transacciones.

La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo constante de transacciones o de operaciones que modifican los recursos que constituyen sus finanzas.

Surgen así los ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso de procedimientos y sistemas; producen información accesible y útil para tomar decisiones.

Sin embargo, la información que proviene de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no es siempre de carácter contable o financiero. Con frecuencia los contadores incurren en el error de creer que la información financiera es una panacea para las entidades.

Ahora bien los ciclos de operación de las entidades son los siguientes:

• Financiero o de Tesorería. Comprende los sistemas para el control de las operaciones que se relacionan con inversiones en valores y partes sociales de otras entidades.

• Egresos. Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, salidas de efectivo en general y conciliaciones de cuentas bancarias.

• Producción o Transformación. Comprende los sistemas que se relacionan con la determinación de los costos de manufactura, la administración y valuación de inventarios, la determinación del costo de producción de lo vendido, el control, registro y custodia de las inversiones, incluyendo la depreciación correspondiente.

• Ingresos. Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias.

• Información. Se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad de costos y los procedimientos para estructurar la información que contienen los estados financieros.

METODOLOGIA

La Metodología de la Auditoria Operacional se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico; tiene un carácter genético y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.

• Familiarización: El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la Empresa que esta auditando

• Investigación y Análisis: El objetivo es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.

• Diagnóstico: Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarizarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

Es la primera etapa de la auditoria operacional y es en dónde el auditor debe obtener información detallada respecto a las características del flujo de transacciones en área funcional sujeta a su examen.

Lo anterior implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el fin de identificar los ciclos de operación en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los métodos a que el auditor enfrentará.

El levantamiento de información de basa en las siguientes técnicas:

• Entrevistas

• Observaciones de Campo

La etapa de Levantamiento de información se caracteriza por el hecho de que el auditor averigua exclusivamente las características de un sistema mediante indagaciones con todo el personal involucrado, desde el más alto ejecutivo hasta el último de los ayudantes.

PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO

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