Auditoria De Operaciones Turisticas

AUDITORIA DE OPERACIONES TURÍSTICAS

UNIDAD 3 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA NOCTURNA

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO

Objetivo del departamento:

Esta área tiene como función primordial la revisión diaria del control de ingresos de los departamentos operativos generadores de servicios directos al huésped con el fin de producir el reporte de auditoria nocturna.

Personal del departamento:

En hoteles chicos, esta función se le asigna al recepcionista del tercer turno. El problema es que de esta manera se da la auto supervisión. En hoteles medianos por lo común es suficiente con el puesto del Auditor nocturno; sin embargo, en hoteles grandes se justifica un auxiliar de auditoria nocturna.

Organigrama del departamento:

Medio ambiente de trabajo:

Este departamento está integrado en el área administrativa requiriendo de un escritorio, silla, extensión telefónica, terminal de computadora, sumadora y archivero. La papelería de uso común es expedida por el sistema y consiste en el concentrado o sábana de auditoria y el reporte de auditoria nocturna. También utiliza una bitácora para el registro de incidentes y responsabilidades.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Nombre del puesto Auditor nocturno

Otras denominaciones Ninguna

Supervisor inmediato Subcontralor o Contralor

Personal subordinado Auxiliar de auditoria

Personal necesario Una persona

División Contraloría

Departamento Auditoría nocturna

Estatus Puesto no sindicalizado

Ubicación del puesto en la organización:

Objetivo del puesto:

Persona responsable de la revisión de los reportes de control de ingresos de los centros de consumo y de la recepción, así como de expedir el reporte de auditoria nocturna.

Descripción especifica:

1. Recibe de los departamentos operativos de centros de consumo y servicios los reportes con los documentos en ellos registrado.

2. Revisa la papelería para asegurarse que esta ha sido entregada completa.

3. Despliega en pantalla cada uno de los reportes para cotejarlos con los impresos recibidos.

4. Selecciona muestras de notas de cargos y cheques de consumo de los diferentes reportes para verificar precios y formas de pago.

5. Solicita al cajero de recepción los pits numéricos que contienen los files de las habitaciones para comparar con cada folio desplegado en la pantalla, y asegurarse de que se tienen en archivo los comprobantes de todos los registros. Realiza las correcciones necesarias y las reporta en la bitácora.

6. Opera el menú de auditoria para producir el concentrado o sabana de auditoria nocturna.

7. Compara los totales de las columnas del concentrado con los totales que obtiene sumando los reportes de cada centro de servicios, y de cada columna, en su caso.

8. Imprime el reporte de auditoria nocturna una vez que el concentrado está en correspondencia con los totales de los reportes de los centros de servicios y que se hayan realizado las correcciones necesarias.

9. Envía a la contraloría el original de sus reportes con la papelería revisada asegurándose de que está en orden.

10. Distribuye copias del reporte de auditoria nocturna a las gerencias del establecimiento.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Nombre del puesto Auxiliar de auditoría

Otras denominaciones Ninguna

Supervisor inmediato Auditor nocturno

Personal subordinado Ninguno

Personal necesario Una persona

División Contraloría

Departamento Auditoría nocturna

Estatus Puesto no sindicalizado

Ubicación del puesto en la organización:

Objetivo del puesto:

Responsable de auxiliar en la revisión de la documentación de los centros de consumo y de la recepción en el procedimiento de auditoría nocturna.

Descripción especifica:

1. Revisa la documentación de los centros de consmo para asegurarse que se cumplen requisitos como precios aplicados, correspondencia entre los reportes físicos y los electrónicos, y que la papelería recibida esté completa.

2. Lleva a cabo la revisión de la documentación de las cuentas de huéspedes comparandola con los folios electrónicos de huéspedes.

3. Realiza cualquier otra labor que le asigne su superior, relacionada con a auditoría nocturna.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA NOCTURNA

REVISIÓN

Una vez concluida la auditoría, los originales del concentrado y del reporte de auditoria nocturna con la papelería anexa, son enviados a la contraloría para la elaboración de la póliza de ingresos, el inicio del procedimiento en cuentas por cobrar, y su análisis por parte del contralor o contador.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA NOCTURNA

Se describe el procedimiento manual, mediante el uso del menú de auditoria nocturna las actividades se simplifican de manera importante.

LA REVISIÓN DE LOS REPORTES DE LOS CENTROS DE CONSUMO:

1. Verifique que cada reporte tenga anexas las notas o cheques de consumo que se relacionan.

2. Compruebe que el reporte en el sistema es el mismo que recibió impreso.

3. Tome una muestra del diez por ciento de los comprobantes para verificar los precios.

4. Verifique todos los cheques de consumo de alimentos y bebidas que se pagaron con tarjetas de crédito para confirmar los valores de los vouchers con los de los cheques, así como las firmas de los tarjetabientes.

5. Revise todos los cheques de consumo de alimentos y bebidas enviados a cuentas por cobrar para confirmar la autorización y la naturaleza del cargo a clientes o por responsabilidades contra el personal.

6. Revise todos los cheques de consumo de alimentos y bebidas pagados parcial o totalmente con cupones de servicios y la diferencia pagada.

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