Boletin 5100

BOLETIN 5100

EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES

GENERALIDADES

El renglón de efectivo debe de estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes tales como:

Depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

Las inversiones temporales están representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen por objeto, normalmente, obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad.

ALCANCE Y LIMITACIONES

Se refiere al examen de las partidas que se presentan bajo el rubro de efectivo e inversiones temporales, y no trata de las inversiones en valores que tienen un carácter permanente.

OBJETIVO

Es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del efectivo e inversiones temporales, los cuales deberán ser diseñados por su auditor en forma específica.

OBJETIVOS DE AUDITORIA

Para llevar a cabo el examen del efectivo e inversiones temporales, son los siguientes:

a) Comprobar la existencia del efectivo y las inversiones temporales y que en el balance general se incluyan todos los fondos propiedad de la entidad

b) Verificar su correcta valuación, de conformidad con las Normas de Información Financiera generalmente aceptados.

c) Determinar su disponibilidad inmediata o restricciones

d) Comprobar el correcto registro de los rendimientos de las inversiones en el periodo correspondiente.

e) Comprobar si adecuada presentación en el balance general y la revelación de restricciones, existencias de metales preciosos amonedados y el efectivo e inversiones temporales denominados en moneda extranjera, así como las bases de la valuación de las inversiones y los gravámenes existentes .

CONTROL INTERNO

El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse conforme a lo dispuesto en el boletín 3050 de esta comisión. Deben de cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de las transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables al os controles relativos al PED (proceso electrónico de datos)

Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre el efectivo e inversiones temporales son controles clave:

a) Controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos pre numerado, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten el control eficaz sobre las entradas de efectivo, además sirven de base para su registro contable y verificación posterior.

b) Deposito integro e inmediato de la cobranza. Está encaminada a lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca al menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar tanto el uso incorrecto de los fondos o como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

c) Aprobación por parte del administrador de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existan firmas mancomunadas para el manejo de efectivo y las inversiones, con el objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona.

d) Autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada.

Deben existir controles adecuados sobre las entradas diarias del efectivo es indispensable que también se establezcan sobre las salidas, controles desde la autorización previa de las erogaciones hasta su adecuada comprobación, incluyendo el uso de firmas mancomunadas y el control físico de facsímiles y chequeras ,como el exigir que los pagos en efectivo se limiten a un cierto importe(para asegurar que todo pago en exceso a dicho límite se ajuste a la formalidad y para que exista siempre documentación comprobatoria.

e) Segregación adecuada de la funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos

Una característica es la fácil disponibilidad del efectivo y valores hace indispensable que exista una adecuada separación de funciones para que permita una supervisión constante y automática de los aspectos de autorización, custodia y registro de sus movimientos.

f) Adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

g) Valuación periódica de las inversiones.

Por las constantes fluctuaciones de los precios de los valores es recomendable elaborar estudios periódicos acerca de su cotización en el mercado los cuales deberán quedar por escrito y debidamente validados por funcionario responsable, con el objeto de tomar decisiones oportunas respecto a su adquisición y venta. Así mismo las inversiones en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados deberán evaluarse al tipo de cambio o cotización

h) existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

Es indispensable que se mantengan registros en donde todos los datos que permitan la plena identificación y control de títulos, tales como clase de valor, número de serie, títulos que ampara, rendimiento, cupones adheridos, valor del título, fecha y referencia de la adquisición.

i) Arqueos periódicos del efectivo y valores.

La verificación periódica y sorpresiva de los fondos y valores en poder de los cajeros y custodios constituye una medida de control importante e indispensable, y proporciona una seguridad razonable en cuanto al adecuado manejo de dichos fondos. Los arqueos deben ser practicados por personas que no estén relacionadas con su custodia, manejo de efectivo o registro contable.

j) Formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

La elaboración de conciliaciones mensuales de las cuentas bancarias y de inversiones por personas ajenas a las encargadas en el manejo del efectivo y valores, constituye una medida que permite verificar que el manejo y registro de las operaciones han sido adecuados y facilita la determinación de partidas, que por algún motivo no han sido reconocidas por la institución de crédito o casa de bolsa, o bien, por la propia empresa, mismas que deben ser ajustadas previa investigación, aclaración y autorización.

IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA

En la determinación de la naturaleza, oportunidad,

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