CAPÍTULO 2: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

CAPÍTULO 2: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

La alta gerencia es la responsable principal del sistema de control en una empresa. La integridad y la ética deben ser elementos que aporten de ejemplo a los demás empleados. Ésta a su vez dirige a los gerentes encargados de las distintas áreas de la empresa.

La administración fija las pautas y la visión global del negocio, ésta debe tener un papel activo en el conocimiento de las acciones que se ejecutan en la empresa. Debe asegurarse que haya una comunicación constante con la Alta dirección y las áreas financieras, legales y de auditoría interna.

La Auditoría Interna debe desempeñar un papel de supervisión sobre la eficiencia y permanencia de los sistemas de control. Para ellos debe ubicarse adecuadamente en la jerarquía de la empresa.

Los empleados en general de la empresa tienen la responsabilidad de participar activamente en la aplicación de los controles internos cuyos detalles deben ser incorporados en el contrato de trabajo. Ellos deben comunicar al nivel superior las irregularidades que detecten respecto la conducta, políticas establecidas o legalidad de las acciones realizadas.

Ninguna persona debe ser responsable de registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello como mecanismo de protección de las mismas personas (ya se trate de empleados o administradores) y de la misma empresa (relevante si es de interés público).

Toda transacción debe pasar por las fases de aprobación, autorización, ejecución y registro, cuyo control debe estar a cargo de empleados independientes del departamento que posee la responsabilidad de la operación.

Esta segregación de funciones se hace para poder detectar errores involuntarios y para que ninguna persona se halle predispuesta a cometer fraude sin confabulación con otros empleados.

Todos los cargos deben tener un manual de funciones y procedimientos, aquel documento técnico normativo que los define dentro de la estructura orgánica y funcional de la empresa, allí debe especificarse por puesto únicamente algunas funciones para una parte de la transacción.

Hoy en día todas las aplicaciones de software administrativo cuentan con perfiles de usuario restringidos y perfiles máster que permiten limitar el acceso total a una operación económica, más aun así estos “programas” continúan siendo vulnerables y el fraude se sigue cometiendo, todo por no tener una adecuada segregación de funciones.

La administración de la empresa debe optar por incluir restricciones en todos los aplicativos de la empresa, un mismo empleado no debería tener más de dos responsabilidades sobre un software y este tipo de sistemas de manera imprescindible debe tener un monitoreo constante, por el departamento de sistemas o por el mismo control interno de la organización.

¿QUIENES SON RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO?

El representante legal.- Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad.

Funcionarios de la organización.- La responsabilidad de cada uno de los jefes es innegable, pero también cada uno de los empleados desde el gerente hasta el más elemental integrante de la entidad, debe ejercer un control en cada una de sus funciones y actuaciones.

La oficina de control interno o auditoría interna.- Recae sobre esta unidad la verificación, evaluación, examen y análisis crítico de todo el sistema integral de control interno; así mismo tiene la responsabilidad de proponer al representante legal las recomendaciones, correctivos, ajustes y mejoramientos pertinentes.

HOJA DE RUTA DE LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

 Definición a nivel de negocio:

El objetivo de esta fase es lograr entender el alcance de las transacciones sensibles y los conflictos que existen en los procesos de negocios clave de la compañía. Estas transacciones son las que presentan el mayor riesgo de fraude para la organización cuando alguien

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