CIRCULAR BASICA

4. MANEJO CONTABLE

Los bienes recibidos en pago son considerados bienes realizables, por lo tanto, la Superintendencia ha determinado que el registro contable en caso de enajenación se debe hacer de la siguiente manera:

Si del producto de la enajenación resulta una utilidad, ésta se registrará en el estado de resultados en la subcuenta correspondiente del ingreso. En caso de pérdida se registrará en el gasto en la subcuenta respectiva.

Sólo se contabilizará la utilidad en el estado de resultados cuando la venta se realice de contado. Si la venta se realiza a crédito se debe contabilizar como un pasivo diferido (abonos diferidos por venta de bienes) y la utilidad se contabilizará en el estado de resultados en el plazo y en la forma como se vaya cancelando el capital del crédito otorgado, según lo pactado contractualmente.

Se debe tener en cuenta que si entre el valor por el cual se recibe el bien y el valor de la obligación a cancelar resulta un saldo a favor del deudor, tal diferencia se contabilizará como una cuenta por pagar (cuenta valores por reintegrar – dación en pago - 249520).

CAPÍTULO VI - CASTIGO DE ACTIVOS

1. CONSIDERACIONES GENERALES

El castigo registra el valor de los activos que se dan de baja porque dejaron de generar beneficios económicos futuros, incumpliendo con ello el artículo 35 del Decreto 2649 de 1993.

2. CRITERIOS MÍNIMOS PARA PROCEDER A CASTIGAR ACTIVOS

El castigo corresponde a una depuración (dar de baja) contable sobre partidas o cantidades registradas en el activo consideradas irrecuperables o de no conversión en efectivo, cumpliendo de esta manera con la integridad, verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes.

Con base en lo señalado en el numeral 1 del presente capítulo, la decisión de castigo dependerá de las políticas internas de cada organización solidaria, sin que ello libere a los administradores de la responsabilidad del manejo adecuado de sus activos.

En términos generales, para el castigo de activos se debe proceder en primera instancia a la constitución del 100% de las provisiones del valor de los activos correspondientes.

En el caso de castigo de cartera de crédito y cuentas por cobrar derivadas de ésta se deberá, en caso de exclusión o retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto, no puede existir castigo de estas operaciones sobre asociados activos. En caso de pérdidas del ejercicio se deberá aplicar lo señalado en el capítulo VIII de la presente circular y luego castigar el saldo insoluto de la obligación.

Sin perjuicio de las acciones que se deriven como responsabilidades a cargo de los administradores como consecuencia de castigar activos que dejaron de generar un beneficio económico futuro, el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces según sea el caso, previo el análisis y el cumplimiento de los requisitos mínimos señalados en el presente capítulo, podrá autorizar el castigo de activos, tales como:

• Partidas conciliatorias antiguas que no sean posible incorporarlas como operaciones ciertas.

• Diferencias negativas entre el saldo contable y el valor comercial en las inversiones

• Diferencias entre los saldos contables y la existencia físicas de bienes y derechos.

• Por baja de bienes muebles por obsolescencia técnica, siniestro o robo.

• La cartera de créditos y cuentas por cobrar derivadas de la operación de créditos que sean calificadas como incobrables

• Cuentas por cobrar de difícil cobro.

• Cuando se contabilicen activos sin la existencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soportes.

El consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces según sea el caso, debe ampararse en los informes presentados por el estamento encargado (gerente, comités y/o abogados). Los informes deben estar debidamente motivados, indicando en forma detallada el origen de la decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los resultados de la gestión efectuada.

3. PLAZO PARA REPORTAR CASTIGO DE ACTIVOS

Las organizaciones solidarias deberán reportar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el formato correspondiente, de conformidad con la periodicidad del reporte del formulario de rendición de cuentas y del nivel de supervisión de las organizaciones solidarias (numeral 2.2., capítulo XII de la presente circular).

Adicionalmente, las organizaciones que ejercen actividad financiera deben enviar en forma obligatoria la siguiente información, que para el resto de entidades deberá mantenerse a disposición de la Superintendencia, en caso de que ésta la requiera.

a. Certificación del revisor fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados y las provisiones correspondientes para realizar el castigo.

b. Estados financieros en los cuales se refleje el registro contable correspondientes (cuentas del balance y cuentas de orden).

c. Copia del acta del consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces según corresponda, donde conste la aprobación de los castigos.

d. El concepto del representante legal.

e. Las gestiones realizadas para considerar los activos a castigar como incobrables o irrecuperables.

f. El concepto jurídico, técnico y legal sobre la irrecuperabilidad de la obligación y/o pérdida del activo.

Se entiende que el castigo de activos no libera

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