COMITES Y SUS FUNCIONES

• Comité organizador

*Está integrado por los coordinadores de cada comité.

*Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones. Así mismo, tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros

• Comité de administración

*Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.

*Depende directamente del Director General.

• Subcomité de presupuesto y finanzas

Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento. Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos. También debe llevar el balance financiero y asigna dos personasen tesorería para el manejo del dinero

• Subcomité de suministros

*Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité. Todo esto debe contar con el visto bueno del director

• Comité de relaciones publicas

* Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes. Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales

*Tiene como misión mantener y crear la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa a participantes.

• Subcomité de divulgación

*Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, televisión y radio. La promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con 5 meses de anterioridad. Tiene la responsabilidad de presentar escarapelas, la ficha de inscripción, diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general

• Subcomité de inscripciones

*Se encarga de la vinculación formal del evento y sus participantes o asistentes al mismo, es fundamental establecer una fecha límite de inscripción o pago para asegurar el número de asistentes. Los

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