Funciones y responsabilidades del comité de Lions Clubs International

Generalmente, el presidente de este comité es el tesorero del club.

Deberes

Son funciones y deberes de este comité:

• Ser responsable de los presupuestos del club.

a. Analizar los datos que recibe de los comités y la Junta Directiva.

b. Preparar un presupuesto administrativo y uno de actividades.

c. Presentar los presupuestos a la Junta Directiva y a los socios en asamblea para su aprobación.

d. Vigilar que todos los programas se ajusten al presupuesto.

• Supervisar el cobro puntual de las cuotas.

• Atender el pago puntual de cuentas.

• Ayudar a formular los planes de recaudación de fondos para las actividades del club.

• Obtener las pólizas de seguros, cuando sea necesario debido a la naturaleza del proyecto.

• Ayudar al secretario y al tesorero en el desempeño de sus labores.Hacer que los libros de contabilidad sean revisados por un auditor.

• Ver que los informes financieros mensuales sean presentados a la Junta Directiva y a los socios.

• Enviar a la Oficina Internacional los informes semestrales.

• Desempeñar cualesquiera otras funciones de acuerdo a los Estatutos y Reglamentos del club y a solicitud del presidente.

• Reunirse periódicamente para revisar los asuntos financieros del club.

En caso de que se contemple llevar a cabo actividades tales como una presentación de fuegos artificiales, circos, construcciones y otras similares, por las que el club y sus socios sean responsables, se debe contar con un seguro de responsabilidad civil. Este comité es responsable de que se tome una póliza de seguros adecuada.

Lions Clubs International no recomienda actividades en las que se haga uso de fuegos artificiales.

Primera reunión

El presidente del comité debe:

• Fijar la fecha, lugar y hora de la primera reunión, después de consultar con el presidente y el vicepresidente del club.

• Notificar la fecha, lugar y hora de la primera reunión.

• Obtener copias del estado financiero del club y copias de los presupuestos correspondientes al año fiscal anterior, las cuales distribuirá entre los miembros del comité.

• Tener listos los formularios en blanco para presupuestos, preparados para uso de los miembros del comité en la reunión. Refiérase al formulario de presupuesto que se sugiere en esta sección.

• Llamar por teléfono a los integrantes del comité por lo menos dos días antes de la reunión, para recordarles de la misma.

Orden del día que se sugiere para la primera reunión del comité

• Responsabilidades del comité de finanzas.

• Información general sobre finanzas y las cuotas internacionales per cápita.

• Metas que se fijará el comité.

• Discusión sobre el estado financiero del club al final de cada período y los presupuestos de años anteriores; después, distribución de formularios de presupuesto en blanco para la preparación del presupuesto administrativo y el presupuesto de actividades del año en curso.

• Preparación del presupuesto administrativo y presupuesto de actividades para un semestre o para todo el año.

• Se hacen los preparativos para la aprobación de los presupuestos.

Entonces, el comité recomienda a la Junta Directiva que:

• Se designe el banco o bancos en los que se depositarán los fondos del club.

• Las personas que firmen o endosen los cheques del club sean dos de las siguientes: el presidente, el secretario o el tesorero.

• Los fondos administrativos y los fondos de actividades se depositen en cuentas separadas, y que se lleven libros separados para cada fondo.

• Determinar que se permitan desembolsos únicamente cuando las facturas han sido debidamente aprobadas por el Comité de Finanzas y la Junta Directiva ordene su pago. Se pueden autorizar excepciones en el caso de cuentas fijas estipuladas en los estatutos como son las cuotas internacionales y las cuotas distritales.

• Asesorar al secretario y al tesorero para que preparen los estados financieros administrativos y de actividades, con el fin de que se los presente mensualmente a la junta y al Comité de Finanzas, trimestralmente al club en una de sus sesiones regulares, y para que el secretario remita semestralmente a Lions Clubs International un informe de "situación financiera".

• Proveer una caución (en una suma que sea suficiente para cubrir el máximo de los fondos que el club tendrá en un determinado momento durante el año) para todos los dirigentes que son responsables de los fondos del club.

• Supervisor una auditoría de los libros y cuentas del club al finalizar el año, o más a menudo si fuera necesario.

• Decidir la fecha, el lugar y la hora de las reuniones mensuales del Comité de Finanzas. Cada una de estas reuniones debe ser efectuada antes de la reunión regular de la Junta Directiva, para que las facturas aprobadas por el comité sean tramitadas con prontitud por la Junta Directiva.

• El comité preparará un informe de reunión del comité para que sea presentado a la Junta Directiva, incluyendo copias para el presidente y secretario. Las copias que sean para estos dirigentes deben ser entregadas antes de la reunión de la Junta Directiva.

Otras funciones

• Recomendar que el Comité de Finanzas obtenga del banco la tarjeta para registrar las firmas autorizadas del club. Esta tarjeta se debe llevar a la primera reunión de la junta para que la firmen los dirigentes designados, para después devolverlas al banco.

• Después que la Junta Directiva decide llevar a cabo un proyecto de recaudación de fondos, el Comité de Finanzas se reúne para ejecutar el plan de la directiva y realizar los proyectos con éxito.

• Una vez que la Junta Directiva decide poner en marcha el programa de actividades para la comunidad, el Comité de Finanzas prepara un presupuesto para cada una de las actividades. Estos presupuestos deben ser presentados ante la Junta Directiva para su aprobación.

• El presidente del Comité de Finanzas asistirá a todas las reuniones de la Junta Directiva, cuando así lo indique el presidente del club.

• Ayuda en el cobro de las cuotas y otros fondos que se deben al club, cuando así lo ordene la Junta Directiva.

• Las reuniones regulares del Comité de Finanzas deben realizarse mensualmente y las extraordinarias cuando las circunstancias así lo determinen. En las reuniones regulares, el comité estudia los estados financieros del club y compara los ingresos y egresos con las partidas del presupuesto, aprueba las cuentas que deben ser pagadas y examina aquellos asuntos que necesitan la atención del comité.

• El

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