CONTABILIDAD BANCARIA

SUCURSALES Y AGENCIAS

CLASE 1 ACTIVOS

GRUPO 19 OTROS ACTIVOS

DESCRIPCIÓN

Agrupa aquellas cuentas que reflejan movimientos internos entre las diferentes sucursales, inversiones adquiridas con carácter permanente, gastos anticipados y cargos diferidos, certificados de cambio en administración, depósitos provisionales en el Banco de la República, cartas de crédito de pago diferido, cargo por corrección monetaria diferida, créditos a empleados, especies valoradas, depósitos, bienes por colocar en contratos de leasing, bienes de arte y cultura, bienes entregados en comodato, derechos en fideicomiso y otros activos.

Las operaciones de naturaleza transitoria deben ser objeto de permanente estudio a fin de trasladarse a las cuentas definitivas.

Para una adecuada presentación de los estados financieros, el saldo de este rubro se mostrará deducido por el saldo de la cuenta 1999 - Provisión Otros Activos -.

1904 SUCURSALES Y AGENCIAS

DESCRIPCIÓN

Registra el movimiento de las operaciones realizadas entre agencias, sucursales y oficina principal, exclusivamente por operaciones que tienen que ver con traslado de conceptos activos y de gastos. Su saldo es de naturaleza débito cuando existan notas débito pendientes por corresponder o de naturaleza crédito cuando, en contrario, representa notas crédito pendientes por corresponder.

La oficina que origine la operación deberá efectuar el registro contable mediante cargos o abonos a las diversas subcuentas. La oficina que corresponda contabilizará la operación mediante abonos o cargos en la misma subcuenta.

Con el anterior procedimiento, al revelar la existencia de un saldo consolidado de naturaleza débito o crédito, se indica que tales saldos al corresponderse finalmente, suman o restan un rubro de activo determinado y mientras tanto pueden "valuar" un concepto activo, dado que si el valor consolidado es de naturaleza contraria a la de los activos, los disminuye y viceversa. Ejemplo: El traslado correspondiente a los pagos por amortización de un crédito administrado en sucursal diferente a la que los recibe, implica que ésta última, al originar el registro para el traslado del pago, utilizará la subcuenta 190410 -Traslado de Cartera de Créditos- como contrapartida del cargo a la cuenta 1105 -Caja- si el pago se realiza en efectivo. Nótese que, finalmente, al corresponderse la operación disminuye la cartera de créditos y hasta que ello no ocurra, su revelación en la subcuenta 190410 será de naturaleza crédito, "valuativa" de la cartera de créditos de la Entidad. En caso que un crédito se traslade para ser administrado por otra sucursal utilizará la subcuenta 190410 -Traslado de Cartera de Créditos- como contrapartida del abono registrado en el respectivo código del grupo 14. En este evento, hasta tanto no se corresponda la operación, su revelación en la subcuenta 190410 será de naturaleza débito y permitirá conocer el valor total de la cartera de créditos de la Entidad, pues el mismo se sumaría al saldo del grupo 14, sin perjuicio de lo establecido en el capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).

El mismo principio deberá aplicarse para traslados de otros conceptos activos.

La utilización del código 190405 -Traslado de Fondos- admite exclusivamente traslado de valores que integran el rubro de efectivo. Ejemplo: Traslado de valores entre cuentas corrientes, cuyo titular es la misma Entidad, con ocasión de manejos propios de tesorería.

El saldo del código 190420 -Traslado de Gastos- al cierre del mes debe ser cero (0), por cuanto su utilización solo admite el registro de partidas que al corresponderse afectarán el estado de resultados. Ejemplo: Activos diferidos cuya amortización debe considerar la distribución de la alícuota correspondiente en las sucursales existentes.

Los saldos de las subcuentas deberán conciliarse mensualmente y, las partidas que resulten pendientes deberán regularizarse en un plazo no mayor de treinta (30) días calendario. Para balances de cierre de ejercicio -trimestral, semestral o anual-, así como para efectos de la publicación de estados financieros, no deberán existir partidas pendientes por corresponder.

Los notas débito o crédito deberán corresponderse el mismo día de su recepción. De igual forma, deberán registrarse las operaciones concertadas a través de medios de comunicación inmediata -fax, telex-, las cuales se contabilizarán el mismo día que se producen, debiendo ser confirmadas posteriormente con la documentación pertinente.

SUBCUENTAS

190405 TRASLADO DE FONDOS

190410 TRASLADO DE CARTERA DE CREDITOS

190415 TRASLADO DE PROPIEDADES Y EQUIPO

190420 TRASLADO DE GASTOS

190495 OTROS TRASLADOS

DINAMICA

DEBITOS

• Por las notas de cargo originadas.

• Por las notas de abono correspondidas.

Cancelación Valores Correspondidos:

• Por la "Nota de Cargo de Gerencia de Sucursales y Agencias" originada.

• Por correspondencia de la "Nota de Abono de Gerencia de Sucursales y Agencias".

• Por la contrapartida de la "Nota de Abono de Gerencia de Sucursales y Agencias".

• Por la contrapartida al corresponder la "Nota de Cargo de Gerencia de Sucursales y Agencias".

CREDITOS

• Por las notas de abono originadas.

• Por las notas de cargo correspondidas.

• Por la "Nota de Abono de Gerencia de Sucursales y Agencias" originada.

• Por correspondencia de la "Nota de Cargo de Gerencia de Sucursales y Agencias".

• Por la contrapartida de la "Nota de Cargo de Gerencia de Sucursales y Agencias".

• Por la contrapartida al corresponder la "Nota de Abono de Gerencia de Sucursales y Agencias".

CLASE 2 PASIVOS

GRUPO 27 OTROS PASIVOS

DESCRIPCIÓN

Agrupa aquellas cuentas que reflejan movimientos internos entre las diferentes sucursales, obligaciones laborales consolidadas, anticipos incremento de capital, cartas de crédito de pago diferido, crédito por corrección monetaria diferida, ingresos recibidos por anticipado, abonos diferidos, pensiones de jubilación, certificados de cambio

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