CONTROLAR LA INFORMACION

CONTROLAR LA INFORMACION

1. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

1. ¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

2. ¿Cuáles son los instrumentos?

El Decreto 2609 de 2012, en el artículo 8 establece como instrumentos archivísticos:

a. Cuadro de Clasificación Documental - CCD

b. Tabla de Retención Documental – TRD

c. Programa de Gestión Documental - PGD

d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR

e. Inventario Documental

f. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

g. Bancos terminológicos

h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad

i. Tablas de Control de Acceso

3. Relación de instrumentos

4. Plan Institucional de Archivos (PINAR)

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

5. Programa de Gestión Documental

Es el instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

6. Cuadro de Clasificación Documental

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución.

7. Tabla de Retención Documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

8. Inventario Documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

9. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad.

10. Bancos terminológicos

Instrumento archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

11. Tablas de control de Acceso

Instrumento

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