FORMATO PARA ANALISIS DEL CASO
NOMBRE:
PROGRAMA:
CASO: ENBOS
EQUIPO:
FECHA: 25/Nov. /2015
HECHOS |
PROBLEMAS |
- Enbos era una Empresa Holandesa de Energía.
- La compañía tenía 400 empleados y suministraba energía al oeste de Brabante.
- Fue fundada en 1848 como Barbant Energic.
- Hasta 1994 había sido una Empresa de Titularidad Estatal.
- En 1994, el Gobierno Holandés decidió privatizar parcialmente el sector Energético.
- En 1994, fue adquirida por Alfred Bosveld, la compañía cambio su nombre por el de Enbos.
- Siempre había funcionado ineficientemente.
- En 1996, con su nuevo director General Henk van der Laan, la eficiencia mejoró, obteniendo buenos beneficios.
- En el 2003, se volvió a modificar la legislación, el sector energético se privatizaría por completo.
- Enbos realmente no estaba familiarizado a prestar Servicios personalizados al cliente, únicamente se centraba a producir al costo más bajo posible.
| EMPRESA - La Empresa como tal no tenía una Atención al Cliente Adecuada y si quería seguir siendo competitiva tenía que manejar como prioridad el servicio al cliente, para estar vigente en el Mercado.
- De acuerdo a lo anterior, se tenía un Bajo rendimiento del departamento de servicio al Cliente; Actitud muy negativa, falta de motivación, no proporcionaba las herramientas adecuadas para un Buen Servicio.
- Los Empleados de Servicio no tenían acceso a una base de Datos para información de los Clientes.
PROYECTO - Dentro de los Retos de la Empresa; era el tener el Software necesario y sobre todo la Implementación al personal, como lograrlo en la brevedad de tiempo posible.
- Los Horarios establecidos por la Dirección (a la Hora de la Comida) recortaban las posibilidades y se hacían más complicado los procesos.
- La Dirección es sus indicaciones quería que el proyecto iniciara lo más pronto posible, y sobre todo finalizara lo más temprano posible, para poner en formación a los nuevos empleados y tener la apertura de Atención al Cliente.
- El principal problema es que de acuerdo a la programación del proyecto Erik, se manejó mediante el programa con holguras, pero lo que no manejó adecuadamente fuel manejar un programa real en donde fuera abasteciendo las actividades y ganarle tiempo, de hecho pudo no nada más hacer las cosas Bien si no hacerlas mejor y establecer una fecha final, más acorde a las necesidades propias de la Dirección y la Empresa.
- Parte de la Problemática es el no poder tener una adecuada Administración y Dirección de un proyecto que tiene alcance importante de la empresa a corto, mediano y largo Plazo dentro del mercado energético.
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ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN |
- En primera instancia es el revisar y Adecuar sus Programas de Actividades y procesos, tratando de evitar los Tiempos muerto, para comprobar que los tiempos a favor sean productivos y beneficiosos para el proyecto.
- Parte de la Gestión de este Proyecto es el poder tener la Administración y el control de cada una de las Actividades, en donde consiste en establecer la información a la Dirección de que se debe hacer, como se debe hacer, quien es el responsable de que se haga y porque. (Comunicación)
- De igual forma el Establecer una de tus Alternativas con un Programa del Proyecto con fin lo más pronto posible para poder establecer metas. (creación de un plan de referencia Real alcanzable)
- Realizar un Análisis Crítico en donde se permite tener Hitos o actividades claves en donde se permita tener ajustes a favor de tiempos y recursos, así como casos extremos de Contingencia (riesgos posibles dentro del desarrollo del proyecto)
- En base a la Restructuración de su Programa de Planeación y su Diagrama de Gantt, es importante el establecer y hacer responsables y comprometidos a cada uno de los involucrados en el proyecto, esto debido a que son el margen operativo que marca la secuencia y tiempo de cada una de las Actividades.
- De igual forma al Adecuar los Tiempos haces que generes menos costos en los recurso Financiero, y abates los tiempos muertos generados por la falta de actividades que te generen rendimiento en el personal.
- Es de vital importancia el establecer que el número de horas entre la Fecha de inicio y el final del proyecto, es igual el número de horas para realizar el proyecto con total rentabilidad en cada una de las Actividades; esto mediante una Buena Coordinación en Tiempo, de equipo, personal, tareas y dinero de una manera responsable y comprometida con el Proyecto en sí.
ANALISIS DE ALTERNATIVAS |
VENTAJAS | DESVENTAJAS (Riesgos y Requerimientos) | ACCIONES PARA REDUCIR LOS RIESGOS |
- Mediante la Restructuración del Programación y Planificación de Actividades, se abatirán los tiempos muertos y mejoras desempeño del personal.
- Se reducen Costos Financieros en Recursos Holgados.
- Mediante la Comunicación de Informes y reuniones en el Día a Día se mejora la Comunicación y se mantiene informado a la Alta Dirección y los involucrados.
- Revisión de Alternativas en conjunto con el Equipo de proyecto que te hagan mejorar los tiempos y recursos, esto te permitirá llegar a un Objetivo en Común.
- Establecer fechas compromisos por medio de Hitos, involucrando a todo el Staff.
- Establecer una Administración, Control y Dirección con los Departamentos para la Implementación del Sistema y su programa.
| - Que el Personal carezca de Falta de Información para la implementación en cada una de sus áreas.
- Que no se tenga un Programa de Adecuado de Contingencia y Riesgos.
- Que por falta de una Buen Control, Falta de Actitud y Compromiso por parte del Personal, no se cumplan las fechas compromiso.
- Que la Dirección no esté totalmente enterada de los Avances del Programa y la implementación por la Falta de Comunicación.
- Que de acuerdo al tiempo asignado en ciertas áreas no se logre el abarcar correctamente la implantación.
- Estatus de Confort y exceso de confianza en algunos involucrados al proyecto
- Perdida de producción y Clientes por problemática
- Que no exista renovación y actualización en todas las áreas requeridas (demoras de cada área)
| - En la Reunión con la Dirección, se informará de las propuestas para mitigar y Adelantar actividades para terminar lo más Pronto Posible.
- En dado caso que existiera un desfase negativo en el Programa de Actividades se haría una línea de Compresión de Actividades, para reducir tiempos pero aumentaría costos por Horas extras de trabajo.
- Establecer con el Equipo de trabajo plan de Actividades para informar actividades del Día a Día
- Tener algunas opiniones externas para poder solventar y guiar los procesos y recursos sin tener tanta holgura y colchón.
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SI YO FUERA RESPONSABLE DE TOMAR LA DECISIÓN FINAL, ESTA SERÍA: |
Parte del Éxito de las Empresas con trascendencia, es saber cómo Gestionar proyectos, pero visualizándolos desde su concepción como lo es la Planificación, la vida está llena de Retos que conllevan riesgos y contingencias, pero los proyectos, los Jefes, las necesidades de las Empresas, no siempre dan la pauta a las Holguras o “colchones”, sino todo lo contrario, a la Estrategia de poder Dirigir un Proyecto al Límite del tiempo y Alcance de dar resultados lo “Más Pronto Posible”.
