Ciclo Vital /recibo De Caja

NOMBRE: FRANK ELADIO SANCHEZ BASTIDAS

ACTIVIDAD: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

TEMA: DOCUMENTO

EL RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Este es un Documento de archivo porque es producido por el Departamento de Tesorería de la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

CICLO VITAL DE EL RECIBO DE CAJA

ESPECIFICACIONES

Mi empresa maneja directamente el archivo y es el departamento de contabilidad y solo tiene tres años de operaciones.

En la primera etapa, contemplamos el momento de gestión, la cual comprende tres fases: planeación, elaboración y tramitación.

En la fase de planeación, en mi entidad productora la información de este documento cumple con los requisitos establecidos en el código de comercio para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido es el papel y es tomado directamente por la oficina que ejerce control sobre este documento que es el departamento de contabilidad, esta es la fase de planeación.

En la fase de elaboración se lleva a cabo mediante la normalización y , por la condición de ser documento de archivo se rige la normatividad archivística jurídica que se contempla en el código de comercio para los recibos de caja con sus respectivos campos (fecha, origen, descripción, cuantía de la operación, numeración consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo se le anexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones etc.), este documento utiliza un papel con efectos de durabilidad archivística, las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, no presentar modificación de color, así se previene su deterioro.

En la fase de tramitación, este formato lo genera directamente el paquete contable, el departamento de tesorería con las respectivas consignaciones elabora el recibo de caja de acuerdo a los datos que le solicita el sistema, luego imprime los documentos uno a uno, pues contiene todo lo referente de cada cliente o de quien se obtuvo un ingreso, se le anexan las consignaciones y las facturas de venta o el soporte correspondiente al ingreso, luego el departamento de contabilidad revisa o hace un control con la cartera y con la conciliación del banco, y es este departamento el encargado de ordenarlos en orden consecutivo.

Este momento de gestión maneja las funciones archivísticas de preservación, acopio, organización y conservación, es decir desde la fase de elaboración se comienza a prevenir el deterioro del documento mediante las normas técnicas y generando una cultura al empleado para que sean cuidadosos en lo que

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