Ciclo Vital

ARCHIVO DE GESTION

PRODUCCION DOCUMENTAL

Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

ACTIVIDADES

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

En el Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

 Creación y diseño de documentos.

 Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

 Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

 Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

 Determinación de uso y finalidad de los documentos.

 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

 Adecuado uso de la reprografía.

2. Normalización de la producción documental

 Identificación de dependencias productoras.

 Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

 Directrices relacionadas con el número de copias.

 Control de la producción de nuevos documentos.

 Determinación de la periodicidad de la producción documental.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos

 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

 Impresión de rótulo de la radicación.

 Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo.

 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

 Clasificación de las comunicaciones.

 Organización de documentos en buzones o casilleros.

 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

 Reasignación de documentos mal direccionados.

 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.

 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

 Control del cumplimiento de requisitos del documento.

 Métodos de empaque y embalaje.

 Peso y porteo de documentos.

 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

 Control y firma de guías y planillas de entrega.

 Control de devoluciones.

 Organización mensajería externa.

 Registro de control de envío de documentos.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud

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