Ciclo Vital

TEMA: CICLO VITAL

INVESTIGACION:

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.

Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.

ACTIVIDAD CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

El TIPO DE DOCUMENTO ES: Formato de solicitud de digitalización.

Es un documento impreso para solicitar la toma de imágenes digitales de documentos requeridos por personal de la entidad o usuarios de ésta.

Momento de gestión.

• Momento de planeación: en un comité se decide la información relevante al formato, ¿que debe contener éste?, ¿quién lo elabora?, ¿Quién lo numera?, ¿en qué tiempo se debe realizar el trabajo?, entre otros datos que se decidirán conjuntamente entre el que solicita y el que hace el trabajo.

• Momento de la elaboración: la persona o grupo que requiere la digitalización de algún documento diligencia el formato que se encuentra en la red de la empresa, proporciona el material a digitalizar y lo entrega a la persona encargada de cumplir esta labor.

• Momento de la tramitación: con el formato completamente diligenciado y los documentos a digitalizar recibidos por el encargado, se da comienzo al trabajo solicitado y por tanto inicia el proceso para el que fue creado este formato.

Momento intermedio.

• Momento de vigencia: al realizar la toma

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