Ciclo Vital

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. Funciones Archivísticas

Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que exigen un control en la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en esta se define el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativa que debe registrar.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

• Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital…

Tipo documental: Comprobantes de Ingreso y Egreso

De valor científico cultural y de eliminación total, existe una gran masa de documentos de valor informativo, que deben estudiarse específicamente, para determinar si se eliminan o no.

Primera fase Planeación: la información suministrada en este documento cumple con los requisitos exigidos por la oficina encargada (la contable).

Elaboración: cada comprobante tiene sus respectivos datos como fecha, nombre del pagador, valor que ingresa, quien lo elabora, etc. Se le anexan los soportes correspondientes y luego se emiten al área contable.

Luego de estar en el área contable es quien argolla, o empasta los documentos y se archiva hasta cumplir con su ciclo vital, que dura más o menos de 8 a 10 años y luego se procede a su eliminación, dejando solo evidencia magnética.

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