Cliclo Vital Del Documento

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

10.1. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORÍA DE LAS TRES EDADES

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:

1.- El valor de los documentos; y

2.- La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales:

1.- Archivo de oficina.

2.- Archivo central.

3.- Archivo intermedio.

4.- Archivo histórico.

10.2. ESTADOS UNIDOS Y LA "GESTIÓN DE DOCUMENTOS"

El origen de los archivos se produce en EE.UU. con el "récord management": la gestión de documentos es una aplicación de la Administración con fines de eficacia y consulta en la producción documental, pero sin beneficio para la futura investigación.

Los objetivos de este tratamiento están dirigidos a:

1.- Documentación adecuada.

2.- Evitar lo no esencial.

3.- Simplificar los sistemas de creación y uso de la documentación.

4.- Mejorar la forma de organización y recuperación de los documentos.

5.- Proporcionar el cuidado adecuado y almacenamiento no costoso en los centros de documentación.

6.- Garantizar la distribución de los documentos.

Los factores que determinan la aparición de esta teoría son 3:

1º.- La gran complejidad de la administración en EE.UU., pues existen muchos documentos.

2º.- Adelantos técnicos.

3º.- La no existencia de archivos, puesto que no tenían tradición anterior, ni tampoco tienen tradición histórica porque no les importa el documento histórico.

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