Como Mantener Y Mejorar Los Sitemas De Archivo

Introducción

No es posible precisar con exactitud de antemano el alcance de las responsabilidades que tendrá un nuevo empleado al hacerse cargo de un sistema de archivo. Sus responsabilidades dependerán de una serie de factores, entre ellos, el tamaño de la organización para la cual trabaje, la información contenida en este capítulo servirá de orientación al archivero principiante sobre sus deberes y responsabilidades. Dentro del tema de como mantener y mejorar los sistemas de archivo podremos apreciar una serie de métodos que son importantes para que dicho objetivo se pueda cumplir como hacer un procedimiento general para lograr el control de documentos, la programación para el control de documentos, preparación y uso de un manual de control de documentos entre otros.  

Como Mantener y Mejorar Los Sistemas de Archivo

No es posible precisar con exactitud de antemano el alcance de las responsabilidades que tendrá un nuevo empleado al hacerse cargo de un sistema de archivo. Sus responsabilidades dependerán de una serie de factores, entre ellos, el tamaño de la organización para la cual trabaje. Es muy probable que este nuevo empleado en el departamento de archivo no comience su carrera como supervisor, la información contenida en este capítulo servirá de orientación al archivero principiante sobre sus deberes y responsabilidades. Si usted va a trabajar por primera vez en el departamento de archivos de una empresa grande, probablemente no tenga responsabilidad directa en la organización y mantenimiento de archivos. Esta será responsabilidad de supervisor quien establecerá el procedimiento a seguir en el manejo y control de los documentos

Procedimientos Generales para Lograr el Control de Documentos

La actitud más conveniente al principio, en su nueva tarea de archivar y controlar los documentos, será seguir los procedimientos ya establecidos en la empresa. Si dicha organización cuenta con un sistema ya ordenado y bien diseñado, se deben tomar en consideración los siguientes factores:

 Las rutinas de control de documentos serán cuidadosamente diseñadas y observadas estrictamente.

 Los documentos serán calificados, marcados y procesados de acuerdo con reglas precisas y ya establecidas.

 La responsabilidad de dirigir la labor de archivar y controlar los expedientes debe ser clara y definida.

 Solamente al personal asignado para desempeñar la operación del control de documentos se le permitirá trabajar en el sistema de archivo.

Programación para El Control de Documentos

Bajo un programa eficiente para el control de documentos se dará atención al mantenimiento del orden de los archivos y a los procedimientos relacionados con éstos.

1. Los archivos no deberán estar sobrecargados. Se deberá proveer espacio de trabajo adecuado dentro y fuera de ellos.

2. La transferencia de documentos debe hacerse durante períodos determinados de antemano, y el procedimiento seguido debe describirse detalladamente.

3. Los sistemas de guías para correspondencia y tarjetas tienen que ser planificados cuidadosamente.

4. El equipo y los materiales que se utilizarán deberán seleccionarse después de estudiar cuidadosamente las necesidades del apartamento.

Preparación y Uso de Manual de Control de Documentos

Independientemente de cuan grande o pequeño sea un departamento de archivo, siempre es aconsejable tener un manual de control de documentos para ser usado como guía por todo el personal que realiza los labores en dicho departamento. Esto es debido así por dos factores que son comunes a toda tarea de archivar documentos:

1. Todo trabajo que en este departamento se haga, deberá estar estrechamente relacionado con las prácticas y normas especiales usadas por las compañías. Además, según se van ideando nuevos procedimientos o mejorando las rutinas del departamento, éstas deben explicarse al personal.

2. Un manual de control de documentos recopila, en forma resumida, información técnica variada que resulta de vital importancia para lograr una práctica coordinada y eficiente. Por lo tanto, muchas de las reglas y procedimientos generales se han estudiado en este texto se encontrarán en los manuales de la empresa.

Normas Específicas para el Control de Archivos

La formulación de normas específicas

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