Comunicación Escrita

El memorando

Definición: es el medio de comunicación interno que se utiliza en las empresas o instituciones para transmitir información de interés común entre todos los mandos y niveles de una organización o para que un jefe de departamento, división o sección se dirija a sus sub alternos.

La palabra memorando proviene del latín memorándum que literalmente significa

“algo que debe tenerse en la memoria “o “algo que recordar” los memorandos son muy importantes en la comunicación interna de la empresa y tienen un estilo uniforme.

Ocasiones o razones para usarlo:

• Anunciar decisiones, nuevas prácticas y normas en los trabajos.

• Informar fechas y motivos de reuniones, conferencias u otros eventos que requieran la asistencia de los miembros de una organización.

• Hacer amonestaciones o brindar felicitaciones y reconocimientos.

• para dar instrucciones y recomendaciones.

Elementos:

1. Membrete: Razón social de la empresa

2. Nombre del mensaje: se escríbela palabra Memorando en el centro o al lado izquierdo de la pagina, pero generalmente este ya está impreso.

3. Numero: se escribe a dos interlineas de la palabra “memorando”. Sirve para ubicar y archivar con facilidad.

4. Fecha: Se escribe según el estilo igual que en la carta, primero el lugar y después la fecha.

5. Encabezamiento: esta parte incluye el destinatario, el remitente, el asunto y también la fecha.

6. Cuerpo o contenido: contiene la explicación del mensaje escrito en párrafos breves secuenciales.

7. Despedida: se escribe una frase muy breve y cordial. En algunos casos no es necesario escribir la despedida ni el saludo.

8. La firma: El remitente es quien debe firmar el documento como respaldo personal de lo expresado. Se escribe el nombre y sobre él se firma.

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MEMORANDO

N .1

Tegucigalpa M.D.C, 17 de Octubre del 2013

Para: Pablo Orlando Mendoza

Gerente de mercadeo

De: Rosa Osorio

Gerente general

Asunto: acoso sexual

Se ha presentado un problema de acoso sexual contra Melissa Jessenia Obando en el cual su persona se encuentra involucrada, por lo que le pedimos que se haga presente el día 20 de octubre del 2013, a la oficina de recursos humanos para aclarar esta situación.

Favor tomar en cuenta lo anterior.

Atentamente: Rosa Osorio. 

La carta

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo. (http://es.wikipedia.org/wiki/Carta)

 Carta comercial

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. (www.monografías.com)

 Ocasiones o razones para usarla

Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.

Con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. (www.monografías.com)

 Márgenes y espaciado de la carta

Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

Espacios

Zona 1

Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso detenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

Zona 3

Espacio superior derecho que se deja en blanco para qua el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento. (http://cartacomercialgrupo1-36111.blogspot.com/)

 Elementos estándar (explicar cada uno)

1. Imagen o logotipo:

( puede ir a la izquierda centro o derecha; este elemento es opcional y puede no existir)

2. Membrete:

(Este es indispensable en la correspondencia privada e indica quien dirige la correspondencia)

3. Fecha:

(Este elemento es indispensable y puede encontrarse al inicio o al final)

4. Destinatario:

(Esta parte es indispensable y son los datos de a quien se le manda la correspondencia)

5. Asunto:

(Este elemento puede estar o no en la carta y su uso es a criterio del escribiente).

6. Vocativo:

(Este es el saludo con que se introduce la carta)

7. Texto de la carta:

(es la esencia de la carta y transmite el mensaje)

8. Antefirma:

(Esta arte es indispensable en caso de correspondencia con persona moral.)

9. Nombre del firmante:

(Este es un elemento indispensable, que se coloca en la parte inferior del documento)

10. Firma:

(Es la rúbrica de la persona que autoriza la carta)

11. Categoría

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