Contabilidad

Libros de comercio

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA

ORIENTACIÓN PROFESIONAL No. 5

LIBROS

1. JUSTIFICACIÓN

Frente a las continuas consultas elevadas ante el Consejo Técnico de la Contaduría Publica sobre los libros de contabilidad, se considera necesario, compilar y aclarar las diferentes disposiciones existentes, en ejercicio de la función orientadora en el área técnico-científica consagrada en el Art. 33 de la Ley 43 de 1990 y como aporte a la comunidad usuaria de los servicios contables.

2. OBJETIVOS

2.1. GENERAL

Orientar la interpretación normativa en materia de Libros de Contabilidad.

2.2. ESPECÍFICOS

• Pronunciarse sobre libros, tomando como base la normatividad vigente en el sector privado.

• Orientar sobre la conformación, clases y diligenciamiento de los libros.

• Determinar ante qué entidades se realiza el registro de los libros y cuáles se deben registrar.

• Enunciar qué entes económicos están obligados a llevar libros contables y cuáles.

• Determinar los procedimientos para el registro, manejo, conservación, corrección de errores, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros, para que tengan efectos de medio de prueba en materia comercial, civil y tributaria.

3. ANTECEDENTES

Con el fin de establecer los beneficios de sus actividades, las medidas de control y contar con medios probatorios sobre sus transacciones, los comerciantes procedieron a efectuar el registro de sus operaciones en forma detallada, para posteriormente presentarlos resumidos en sus diferentes elementos. De esta manera surgen los libros que dependiendo de las necesidades se realizan con un grado de detalle diferente, unos de resumen y otros de detalle o auxiliares.

Acogiendo estas necesidades la Cámara de Comercio de Bogotá realizó un estudio sobre las normas de los libros de comercio, fruto del cual se expidió el decreto 1798 de 1990. Posteriormente el 29 de diciembre de 1993 fue promulgado el decreto 2649 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, incluyendo dentro del título III la reglamentación de las normas sobre registro y libros.

En la actualidad las normas sobre libros de comercio y en especial los libros de contabilidad y sus efectos probatorios se encuentran dispersas en varias disposiciones, entre ellas, el artículo 15 de la Constitución Nacional, Código de Comercio, Código de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario y Decretos Reglamentarios 2649 y 2650 de 1993 .

4. ORIENTACIÓN

4.1. CONCEPTO DE LIBROS DE COMERCIO

El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro:

“Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen.” (1)

El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.

El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.(2)

El Consejo de Estado por su parte señaló que: “El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co., Art. 2035).

Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad”. El Alto Tribunal determinó en sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio del Libro de Actas que “…dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad.” (3)

De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de registro contable; es decir, la contabilidad sólo acredita la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios.

4.1.1. LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS

Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del C. Co., al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.

Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas.

Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.

4.1.2. LIBRO DE ACTAS

Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C. de Cio)

Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las

...