Contabilidad

Gastos pagados en forma anticipada

Consiste en cumplir los servicios que se van a obtener o los bienes que se van a utilizar en un futuro para una empresa; éstos no tienen relación directa con el proceso productivo ni se venderán. Constituyen un derecho por la compra efectuada o servicio contratado en forma anticipada, su propósito es proporcionar un beneficio económico futuro a la entidad.

Características de los pagos anticipados

• Son un bien incorpóreo.

• Los productos no serán usados, ni los servicios serán consumidos completamente en el mismo periodo contable, sino en el siguiente.

Los pagos anticipados, al igual que los activos intangibles, constituyen en la mayoría de los casos un bien incorpóreo, que implica un derecho o privilegio y para que puedan reconocerse deberán ser capaces de generar beneficios o evitar desembolsos en el futuro, ambos representan costos que se aplicarán contra resultados futuros.

Los pagos anticipados son activos derivados de pagos efectuados en efectivo o equivalentes para asegurar el abastecimiento de bienes, servicios u otros beneficios que se recibirán en el desarrollo normal de las operaciones futuras de la entidad.

Los pagos anticipados se pueden hacer por:

Bienes que se van a adquirir en periodos posteriores al pago anticipado Servicios u otros beneficios que se van a recibir en periodos posteriores al pago

• Papelería y artículos de escritorio

• Material de apoyo de ventas

• Material publicitario

• Inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo o activos intangibles

• Instrumentos financieros de capital destinados a ser inversiones permanentes • Publicidad

• Rentas de inmuebles, instalaciones o equipos

• Derechos y contribuciones

• Primas de seguros y fianzas

• Regalías

• Cuotas, membresías y suscripciones

• Gastos por emisión de obligaciones

Una característica básica de los pagos que componen el rubro de pagos anticipados es que:

Un solo pago

Vs. Pagos parciales

No se le transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que está por adquirir o recibir, entonces se reconoce como pago anticipado. Se trasfieren los beneficios y riesgos inherentes al bien o servicio por el que hizo los pagos, éstos no deben reconocerse como parte del rubro de pagos anticipados, sino como parte del rubro que corresponda al bien o servicio que ya se considera adquirido.

¿Cómo se valúan?

Cuando los pagos anticipados pierdan su capacidad para generar beneficios económicos futuros, el importe que se considere no recuperable debe tratarse como una pérdida por deterioro y reconocerse en los resultados del periodo en que esto suceda. Si se da la recuperación de los pagos anticipados previamente castigados por la pérdida por deterioro y siempre que estas expectativas se visualicen como permanentes o definitivas, la entidad debe revertir el castigo por deterioro efectuado en periodos anteriores y reconocerlo en el estado de resultado integral del periodo actual.

Registro contable

Ingresos cobrados por anticipados

Surgen al momento en que la empresa realiza un cobro por adelantado, relacionado con los bienes o servicios que han de entregarse o prestarse en el futuro

Características

Representan para la empresa una obligación, hasta que se preste el servicio o entregue el bien por el cual se generó el ingreso.

El ingreso cobrado por anticipado no debe ser cancelado a través de efectivo, sólo cuando por alguna causa la empresa no pueda cumplir con la obligación.

Los “Ingresos cobrados por adelantado” también llamados “Pasivos diferidos” representan los pagos por anticipación que recibimos por conceptos de bienes y servicios que vendemos. De acuerdo con la lógica contable, la cuenta “Ingresos cobrados por anticipado” se clasifica como un Pasivo circulante, ya que si no prestamos el servicio o no vendemos el bien por el cual estamos recibiendo el pago por adelantado, estamos en la obligación de devolver lo que hemos recibido por concepto de adelanto.

Procedimiento para registrar los Ingresos Cobrados por Adelantado.

Cuando nuestros clientes nos cancelan por adelantado, como es lógico, se hace el cargo a la cuenta de “Efectivo en caja (o banco)” pero el abono se hace a la cuenta que llamamos “Ingresos cobrados por adelantado”. Cuando pasa el tiempo y la parte que nos pagaron por adelantado ya está justificada, debemos hacer un ajuste, entonces cargamos a “Ingresos cobrados por anticipado” y abonamos a la cuenta “Ingresos”.

Por ejemplo; supongamos que le alquilamos un local a otra persona por Bs. 200.000 mensual a la fecha 1-8-2005, pero le cobramos 2 meses adelantado, por lo cual en el momento de hacer el trato debemos recibir en efectivo Bs. 400.000 (2 meses x 200.000 Bs c/u).Veamos el registro:

Fecha Descripción Debe Haber

1-8-2005 Banco Bs. 400.000

Alquileres cobrados por adelantado Bs. 400.000

Todavía no hemos comenzado a prestar el servicio del local, por lo tanto “Alquileres cobrados por adelantado” es un pasivo o una obligación, es un efectivo que debemos devolver si no prestamos el servicio. Pero ya transcurrido un mes (al 2-9-05) y el local ha sido utilizado, debemos ajustar la cuenta de “Alquileres cobrados por adelantado” porque ya es un ingreso efectivo para nosotros, porque ya recibimos el dinero y ya prestamos el servicio. Luego el ajuste quedaría así:

Fecha Descripción Debe Haber

2-9-2005 Alquileres cobrados por adelantado Bs. 200.000

Ingresos por Alquileres Bs. 200.000

Y la cuenta del Mayor que abrimos con el nombre de “Ingresos cobrados por anticipado” al 2-9-05 quedaría así:

Ingresos cobrados por anticipado

Debe Haber Saldo

Bs. 200.000

(parte consumida)

Bs.400.000

Bs. 200.000 (parte por consumir)

Así las cosas, cuando se hace un pago anticipado, mientras que para el uno es un activo diferido, para el otro es un pasivo diferido que se irá amortizando en la medida en que se vaya prestando el servicio o entregando lo pactado.

Una vez se ha recibido el ingreso por anticipado y se ha contabilizado en el pasivo, este valor se lleva a la cuenta de ingreso en la medida en que se vaya amortizando el pasivo.

Activos Fijos Tangibles e Intangibles

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