Contabilidad

 CAJA CHICA

El principio básico para el control de los desembolsos de efectivo se establece que estos se efectúan con cheques.

La excepción de esta regla la constituyen los desembolsos efectuados con caja chica, porque todo negocio necesita muchos pagos pequeños, por concepto de gasto de corro, telegramas

Y pequeñas adquisiciones. Si cada cada uno de esos pagos se tuviera que hacer con cheque, sería necesario expedir muchas cantidades muy pequeñas, lo cual consumirá demasiado tiempo perdido. Por lo tanto con el fin de no expedir cantidades ínfimas, s establece un fondo de caja chica y tales pagos se hacen con caja chica.

Cuando  se establece un fondo de caja chica se hace una estimación de los pagos menores  que tiene que hacerse durante el periodo dado, generalmente no mayor a un mes. Se expide un cheque por una cantidad un poco mayor a la  estimada, cargando la cuenta de caja chica; este cheque se cambia y el dinero se entrega al empleado de la caja chica, que es responsable de hacer los pagos con ella.

El encargado de caja chica normalmente conserva el efectivo dentro de la caja de seguridad de la oficina. Cada vez que se efectúa un pago la persona que recibe firma un vale de caja chica, como el siguiente.

[pic 1]

En el cual se consigna en el registro de caja chica que puede tener un formato como siguiente:

REGISTRÓ DE CAJA CHICA

Agregando se el efectivo que aún queda en caja. Conforme  a este sistema en la caja chica habrá de estar integrada por los vales y el dinero, y la suma de ambos será igual al importe del fondo.  Cada uno de los pagos reduce el efectivo y aumenta los vales de caja chica. Cuando el efectivo está a punto de terminarse, se al reembolsarlo, el encargad de caja chica presenta los vales al cajero,  de la compañía, el cual les anota el sello de “pagado”, para evitar que se vuelvan a utilizar, conserva los vales y entrega al encargado un cheque se cambia y se entrega al efectivo a caja, la cantidad efectivo que esta restaura a su saldo original; quedando lista para comenzar el ciclo de sus operaciones.

El procedimiento para manejar la caja chica es el siguiente:

1. ESTABLECIMIENTO DEL FONDO

Se gira un cheque por una cantidad redonda o u importe que permita efectuar los desembolsos de caja chica durante un tiempo razonable, se cobro y se conservo el efectivo en la oficina para uso en desembolso de poca cuantía. El establecimiento de un fondo $25 se registra como lo siguiente.

1. DESEMBOLSOS DE FONDOS

Cuando se efectúan, los desembolsos se guardan recibos u otras notas a fin de comprobar en que  gasto el dinero lo cual es esencial para registrar adecuadamente los desembolsos hechos del fondo en los registros de contabilidad no obstante, cabe señalar que realidad no se registran ningún asiento en el momento de efectuar.

1. LA CUENTA DE CAJA CHICA.

Se carga cuando se establece el fondo pero no se carga ni se abona otra vez hasta que se modifica al importe del fondo.

1. Si el fondo se termina, muy seguido y los reintegros son cada vez más frecuentes, se aumenta los cual produce un carga adicional a la caja chica y un abono ala cuenta Banco por el importe del incremento.
2. Si el importe es demasiado grande debe devolverse parte al Banco y se carga banco y se abona caja chica.

Ejemplo 1.

• 01 de junio se autoriza la creación del fondo de  caja chica mediante cheque por $50.
• 3 telegramas a clientes $2.40.
• 7 compra sujetadores de papel $1.50.
• 12 pago de bicicletas para recoger mercadería $5.
• 18 pago de bicicletas para entrega de mercadería $3.
• 19 pago a cafetería por refrigerio a  empleado $10.
• 20 compras de timbres de $100 $0.05 y $50 $0.10 total $10.
• 21 pago limpieza local $7.
• 27 pago limpieza máquina de escribir  por $8.
• 28 se solicita reintegro y se emite cheque N° y por $50.

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