Contabilidad

2.8.1. Caja Chica

El Control Interno en el Área de Caja Chica debe ser evaluado atendiendo diferentes aspectos tales como; el manejo y resguardo del efectivo, la integridad del mismo, la el tipo de gastos que se pueden cubrir con en el fondo y la responsabilidad del encargado del manejo.

La Municipalidad de Guanagazapa, Departamento de Escuintla cuenta con un fondo de caja chica el cual asciende a la cantidad de Q. 15,000.00 el cuál se liquida cuando este ya se ha consumido un 90%, este fondo está a cargo de una sola persona quién para facilitar el efectivo emite un vale el cuál se identifica de manera correlativa, en el se detalla la fecha el monto efectivo y firma de recibido, el vale debe ser liquidado durante 24 horas.

La liquidación de caja chica es realizada por el responsable del área, mediante un formato electrónico que el sistema proporciona, en el se detalla todos los gastos de la factura y adjuntan facturas originales para solicitar la liquidación dicha solicitud y documentación es revisada por la Directora Financiera y luego se solicita al Alcalde la autorización.

Para la reposición del fondo de caja chica se emite un cheque procedente de la cuenta del tesoro el responsable del fondo firma de recibió el boucher del cheque y la firma del Señor Alcalde quién autoriza el desembolso.

2.8.2. Inventarios

El Control Interno en el Inventarios debe ser evaluado atendiendo diferentes aspectos tales como; la compra, ingreso al sistema, control físico y bajas del inventario así también la segregación de funciones relacionado al manejo del mismo.

Se cuenta con un presupuesto anual de Q. 1, 000,000.00 para la compra propiedad planta y equipo dentro de esto se tiene equipo de computación, mobiliario, vehículos, terrenos, construcciones entre otros.

Cualquier compra se realiza por el departamento de compras mediante cotizaciones por medio de guate compras, seguidamente cualquier compra es aprobada por el consejo municipal y el alcalde, previamente pasa por el proceso de solicitud de compra y verifican si hay presupuesto para efectuar dicha compra.

2.8.2.1. Ingreso de Bienes

El procedimiento de alzas en el sistema es efectuado en el sistema -SICOIN- en el modulo de inventario en base a la documentación soporte correspondiente que acredita la compra tal como; solicitud de compra, orden de compra, cotización efectuada en guate compras y factura, todos estos documentos debidamente autorizados en su oportunidad.

En el momento que se ingresa un bien al inventario el sistema asigna un número mismo con el que identifican los bienes con un masking tape.

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