Contabilidad

LEY DE ARCHIVO

Título primero.

*Objeto, ámbito, definiciones y principios

Artículo3°

Definiciones: Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así : Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información ala persona o institución que los produce ya los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Documento de archivo.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Artículo4°.

Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos.

b) Importancia de los archivos.

c) Institucionalidad e Instrumentalidad.

d ) Responsabilidad.

e) Dirección y coordinación.

f) Administración y acceso.

g) Racionalidad.

h) Modernización.

i) Función de los archivos.

j) Manejo y aprovechamiento.

k) Interpretación.

Título segundo.

Sistema Nacional de archivos

Artículo5°.

El Sistema Nacional de Archivos:

a)Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información ,la salva guarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos

b) Integrante Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de la sentida desde Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios .Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes general es que para el efecto adopté Ministerio de la Cultura

Artículo6°.

De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.

Título tercero.

Categorización de archivosIII.Categorizacióndelosarchivospúblicos

Artículo7°.

Archivos desde el punto de vista des jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista des jurisdicción y competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento

c) Archivo General del Municipio

d) Archivo General del Distrito.

Artículo8°. Archivos territoriales

Artículo9°.Los archivos según la organización del Estado .

Artículo10°.Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos8°y9° de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

Título cuarto.

AdministraciónIV.Administración

Artículo11°.Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Artículo16°.Obligaciones de los funcionarios cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Artículo17°.Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán si empre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar ,conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

Título quito.

Gestión de documentosV.Gestióndedocumento

sArtículo23°.Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos ,los archivos se clasifican en :

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continuautilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámites e realiza para dar respuesta o soluciona los asunto sindicados

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consultan o están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

Artículo24°.Obligatoriedad de las tablas de retención

Artículo26°.Inventario documental.

Título sexto.

Acceso Y consultaVI.Accesoyconsultadelosdocumentos

Artículo27°.Acceso y consulta de los documentos .Todas las personas tienen derecho a consultarlos documentos de archivos públicos ya que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho ala intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás

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