Control Proceso administrativo

Taller de Administración II

Control Proceso administrativo

Control y su aplicación en las áreas funcionales

Naturaleza y propósito

El control es la fase final del proceso administrativo, pero a la vez es el eslabónque se une a la planeación. El control y la planeación son considerados como los

“hermanos siameses”, porque van tan unidos y dependen uno del otro que enocasiones no se sabe cuándo termina uno y dónde empieza el otro. Controlar esdeterminar que lo que se planeó, o se pretendió realizar, se esté llevando a caboen tiempo y condiciones prescritos. El control, en cierta forma, puede considerarsecomo la detección y corrección de las variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las actividades planeadas.No siempre existen las condiciones para que una actividad o un proceso detrabajo estén exentos de errores, o se presenta falta de interés por parte de lossubordinados y esto causa mermas o pérdidas que afectan los resultados finales.

Por ello, es necesaria la presencia del control.

No debe considerarse al control como un castigo durante el proceso detrabajo. Por el contrario, es una necesidad y, por lo mismo, hay que implementarlo.

No olvidemos que hacer uso del control exige buscar las técnicas adecuadas yuna filosofía participativa. El control existe en todos los niveles administrativos. Elcontrol es un estándar por el cual debemos luchar, y también respetarlo, ya queello nos garantiza el éxito en todo lo que emprendamos.

El control debe ser motivador tanto para la dirección como para lossubordinados, ya que si se están cumpliendo los estándares, esto sería causa demejores salarios y recompensas por productividad, al igual que reconocimientospúblicos del desempeño de los individuos dentro de la organización.

Es importante definir qué modelo de administración implementar cuando elestilo de liderazgo es demasiado libre y prácticamente no existen controles.

Entonces se debe suponer que el subordinado se encuentra en una etapa demadurez y, por lo tanto, tendrá la posibilidad de tomar decisiones y de velar por losintereses de la organización. Los propósitos del control en cualquiera de susmodalidades tienden a garantizar el logro de los resultados.

Dos factores crean la necesidad de control. En primera instancia, losobjetivos de las personas y los de las organizaciones son diferentes. Es por elloque se necesita el control, para asegurarse de que los miembros de unaorganización trabajan en búsqueda de los objetivos organizacionales. En segundolugar, el control se necesita porque existe un periodo de espera desde el momentoen que se formulan los objetivos, hasta que se alcanzan.

Conceptos básicos

A lo largo de la lectura de esta fase del proceso administrativo, nos encontramoscon ciertos términos o conceptos básicos para comprender su forma defuncionamiento. Por lo tanto, considerando la necesidad de comprender estospuntos o conceptos, nos daremos a la tarea de enunciar y definir en forma simplecada uno de ellos.

Control. Se considera como la última fase del proceso administrativo cuyopropósito es la medición y corrección del desempeño, con el fin de asegurar quese cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

Desempeño. Son los resultados parciales que se van obteniendo en el transcursodel proceso de trabajo.

Desviaciones. Son impurezas, situaciones no tolerables, variaciones en losresultados pronosticados.

Estándares. Son simples criterios de desempeño. Son puntos seleccionados entodo el programa de planeación en los que se realizan mediciones del desempeñopara que los administradores puedan conocer cómo van las cosas.

Medición. Evaluar, estimar el desempeño en cada fase o etapa del proceso detrabajo. Es la determinación de la cantidad o capacidad de una entidad biendefinida.

Acción correctiva. Son todas aquellas acciones que llevará a cabo el responsablede la medición real del desempeño, con el fin de corregir las desviaciones que sepresenten.

Retroalimentación. Es el proceso a través del cual, con base en informaciónobtenida del desempeño real, un individuo alimenta con ella a una computadora, lacual nuevamente nos transmite la información requerida y nos indica lasalternativas a seguir para mejorar el proceso de trabajo. Estos sistemas deretroalimentación pueden considerarse de tiempo real, cuando realizamostransferencia de fondos electrónicos, compramos a través de la Internet ohacemos uso de la robótica en nuestras instalaciones.

Proceso del control en las distintas áreas funcionales

Medición

Esta fase del proceso de control nos indica en qué forma medimos o nospercatamos de la situación. Sin la medición, el gerente se ve obligado a adivinar oa usar métodos empíricos que pueden ser confiables o no. Para medir,necesitamos una unidad de medida y una cuenta de cuántas veces laorganización está en consideración, es decir, cuál es el margen de error aceptado.

Para medir el desempeño real, podemos utilizar la observación personal, losinformes estadísticos, los informes orales y los informes escritos. La observaciónpersonal brinda información de primera mano y profunda sobre la actividad real.

Cuando medimos el desempeño en el aspecto productivo tangible, no sepresenta demasiado problema: contamos cuántas unidades se lograron y eso estodo. El problema es cuando deseamos medir algunos resultados intangibles y noes fácil reunir datos sobre ellos. Por lo tanto, tenemos que depender de mediostales como el criterio y pistas indirectas. La buena moral de los empleados, lacomunicación efectiva y las compras eficientes son unos pocos de los intangiblesde más importancia.

La medición real del desempeño se hace en diferentes formas. Este estudiose limitará a tres fuentes:

a) Observaciones personales.

b) Reportes verbales.

c) Reportes escritos.

El método de observaciones personales significa ir al área de actividades ytomar nota de lo que se está haciendo. Es uno de los medios más antiguos deaveriguarlas cosas. Aunque tiene muchos partidarios esta práctica, también tienesus bemoles. La obtención de información amplia y general es un punto menospara el uso de este método, al igual que la mínima obtención de informacióncuantitativa. Ir a supervisar el punto de trabajo, en muchas ocasiones, es malinterpretado por los subordinados, que se sienten vigilados y cohibidos. Por otrolado, cuando el área de trabajo es amplia, no es posible recorrer toda la planta;esto resta credibilidad a lo que se pretende medir.

El método de reportes verbales puede ser a través de entrevistas,discusiones informales o de una reunión con el grupo de trabajo. Por ejemplo, elvendedor

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