Correspondecia

Cuáles son las exigencias básicas en la correspondencia comercial?

En toda actividad comercial, la correspondencia como medio de comunicación entre personas y empresas juega un papel fundamental para la organización o empresa que cumpla de forma exitosa diversas gestiones. Para cumplir con sus objetivos de comunicar informaciones e ideas de forma rápida, eficiente y fácil, la correspondencia debe cubrir una serie de requisitos mínimos, a saber:

❖ Precisión y calidad: características básicas de toda correspondencia comercial porque cada palabra allí expresada forma parte de un acuerdo de negocios: las cifras, fechas, nombres, datos, todo deben ser expresos y exactos.

❖ Exactitud: la comunicación escrita exige la mayor exactitud para enviar una interpretación errada, ya que cuando el mensaje es por escrito, el emisor permanece ausente y el receptor no tiene forma de constatar al momento cualquier duda.

❖ Un correcto idioma: la ortografía y la sintaxis son indispensables. Una cata mal escrita o llena de errores ortográficos, no solo puede llevar a la confusión y provocar errores de interpretación sino que, además, causa un impacto definitivamente negativo en quien la recibe.

❖ Cortesía: sin ser adulante, el lenguaje que debe utilizar en la correspondencia comercial necesariamente debe ser cortes, amable y respetuoso, así sea la carta de protesta o un reclamo.

❖ Naturalidad: el lenguaje debe ser diario, sin agregarle términos especializados, a no ser sea necesario; en ese caso se debe explicar de inmediato lo que quiere decir.

❖ Con

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creción: con toda comunicación comercial, conlleva un sentido de contrato, de responsabilidad, debe ser muy especifica, breve y si elemento aislados. Además, deben evitar los juicios valorativos y los adjetivos calificativos, porque son elementos que involucran nuestros sentimientos y prejuicios y, por lo tanto, enturbian la comunicación.

❖ Pulcritud y orden: toda correspondencia comercial, igual que la persona, debe ser absolutamente pulcra. Su texto sede ser mecanografiado, sin tachaduras, borrones o enmiendas de ningún tipo.

¿Cómo se clasifica la correspondencia comercial?

Existen diversos criterios para clasificar la correspondencia comercial. Entre ellos figuran:

A) Interna: Engloba a cualquier mensaje escrito pensado para dar algún tipo de de información hacia el interior de la empresa o institución

Entre las comunicaciones internas destacan:

❖ Memorándum:

Es la comunicación breve que sirve para poner en contacto a dos o más personas dentro de una misma ...

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