Curso Integral De Archivos

Curso integral de archivos

I. Fundamentos de los archivos y la Administración de documentos

Objetivo general: Conocer los principios teóricos que sustentan la administración de documentos y la importancia de su aplicación en el trabajo archivístico.

Objetivos particulares: Examinar los principios del manejo de la documentación activa, semiactiva e histórica.

Analizar la organización de los servicios de transferencia y concentración archivística.

Reconocer los procedimientos específicos en el manejo de los archivos de trámite, de concentración e históricos.

1. Información

Es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos. La información permanence intangible hasta que se representa de una manera formal con datos.

2. Documentos

En sentido genérico es todo registro de información, independientemente del soporte físico (libro, revista, escrito, película, etc.)

En razón de lo anterior, un documento de archivo es la información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada) o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Así, se conoce como tipo documental a la “clase de documentos que se distinguen por la semejanza de sus características físicas y/o intelectuales”, por ejemplo contratos, actas, facturas, etc.

Los sistemas para interpretar la información fijada en el soporte se dividen en:

• Sistema operativo textual: manuscrito o impreso basado en signos alfabéticos (grafías, dibujos)

• Sistema operativo analógico: grabable y legible por máquina (documento audiovisual)

• Sistema operativo digital: grabable y legible por máquina (documento informático)

Por su información, los documentos son:

• Dispositivo: mandatos, órdenes, instrucciones, disposiciones, etc.

• Probatorio: recoge un hecho anterior (acta, testimonio, etc.)

• Informativo: trámites, informes, etc.

2.1 Clasificación de los documentos

2.1.1 Documentos de archivo

• Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado, usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad.

• Son producidos de forma natural en función de una actividad administrativa.

• Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única.

• Está estructurado en conjuntos de documentos que se interrelacionan.

• Son o pueden ser patrimonio documental.

• Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación, posteriormente previa valoración pasan al Archivo Histórico para su conservación permanente o se tramita su baja definitiva y/o eliminación.

2.1.2 Documentos de comprobación administrativa inmediata

• Documentos creados o recibidos por un individuo o institución en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.

• Son producidos de forma natural en función de una actividad administrativa.

• Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato (vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, volantes de turno de correspondencia, tarjetas de asistencia, etc.).

• No son documentos estructurados con relación a un asunto.

• Su vigencia administrativa es inmediata o no mayor a un año.

• No son transferidos al Archivo de Concentración.

• Su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad.

• Una vez concluida su vigencia se eliminan bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa firmada por la Unidad Administrativa generadora, el responsable del Archivo de Trámite, el Coordinador de Archivos y un representante del Órgano Interno de Control.

2.1.3 Documentos de apoyo informativo

• Documentos constituidos por ejemplares de origen y características cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.

• Por lo general no se consideran patrimonio documental, por lo que se destruyen.

• No son transferidos al Archivo de Concentración.

• Carecen de valores administrativos o vigencia.

2.2 Caráter

Los documentos de archivo tiene un carácter triple:

• Único: diferente de otros documentos como libros o las revistas.

• Orgánico: los documentos son parte de un todo estructurado, deben su existencia a un individuo o institución que los produjo y sólo alcanzan sentido al interrelacionarse.

• Seriado: los documentos de archivo se producen uno a uno y se van acumulando de modo natural en archivos, formando series (la base de la estructura archivística)

Serie: conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o que se conserven formando una unidad como resultado de una misma acumulación. La serie se denomina también serie documental.

3. Archivo

Muchos documentos son mantenidos por una organización determinado, lo cual se considera como archivo.

En razón de lo anterior un archivo es

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