¿Cuál es la importancia de la Administración Documental?

¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La importancia de la administración documental en una empresa es fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se recepcionan provenientes de entidades y empresas. Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando procedimientos para darles un mejor manejo en la creación, proceso y archivo de los mismos y así en el momento de alguna consulta sea fácil y eficaz su búsqueda.

También la importancia dentro de una organización es que nos ayuda con el proceso de la elaboración de documentos debidamente planeados y organizados, ya que así nos podemos apoyar con los elementos básicos y tendremos un plan para seguir, la cual cada uno de estos tiene una misión específica para la planeación e implementación de tareas y de nuevas estrategias sobre el manejo de las actividades constituidas.

La finalidad de este se verá reflejada en la memoria corporativa y así las organizaciones pueden continuar con sus actividades ya establecidas; en la manera como se facilita la búsqueda de los documentos y la ayuda a la conservación de estos reduciendo costos y espacios; la información, datos o archivos bien almacenados ayuda y da una ganancia para una buena búsqueda ya que esto optimiza el proceso, lo agiliza y nos ayuda también en la identificación de documentos obsoletos o irreversibles, lo cual gracias a esta administración documental lo podemos desalojar de manera segura.

Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

• Pues leyendo el material y llevándolo a la práctica  puedo identificar que la empresa donde laboro tenemos el criterio y objetivo de seguir las reglas para mantener el archivo en orden y de fácil acceso para el momento de la consulta.
• Hay un comité donde se determina los procedimientos y disposición de los documentos en el archivo el valor que cada uno tiene para su almacenamiento.
• Se mantiene un archivo donde se encuentran los documentos de mayor importancia para la empresa y su área administrativa  los cuales dan fe y sirven de soporte para cualquier movimiento.
• Se manejan varias clases de documentos  en los cuales cada uno tiene como función dar testimonio y fe de lo que ha pasado en el caso de donde yo trabajo de los trabajadores.
• Se mantiene una buena conservación de los documentos ya que poseen gran valor para la organización.

Aspectos del acuerdo 027 de 2006

• Se maneja un archivo de gestión en el cual cumple una función de mantener todos los documentos y correspondencia producida por la empresa y el trabajador que estén vigentes hasta la fecha esta son consultados con mayor frecuencia.
• Otro que es el archivo central en el cual se mantiene todos aquellos documentos que han sido trasferidos del archivo de gestión porque son poco consultados y han cumplido su etapa en el mismo.
• se maneja un archivo inactivo que son aquellos documentos que han sido transferidos del archivo central o de gestión por lo que se conservan ya que aún no se pueden eliminar por lo que aún pueden ser consultados y pueden dar testimonio.
• Digitalizar
• Custodia de los documentos.

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