Cuándo debo cambiar de sitio mis documentos?

¿Cuándo debo cambiar de sitio mis documentos?

Es importante que tengas en cuenta, que al iniciar el año laboral se debe descongestionar el ARCHIVO DE GESTIÓN. Al seleccionar tus carpetas, las guardas en cajas especiales que se puedan conservar en perfecto estado. Éstas pasan al ARCHIVO CENTRAL. Lo que conservas en él ya debe pasar al ARCHIVO HISTÓRICO. Así le das el trámite que corresponde a cada documento.

****SISTEMAS UNIVERSALES DE ORIENTACION

¿Cómo se ordenan los documentos en los Archivos?

El Nominal, por Asuntos, geográfico y Numérico.

*Importante, leer atentamente:

Al analizar las caracterí¬sticas particulares de cada sistema, debes definir unos criterios que son comunes a la ordenación Alfabética en general.

Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación. Se incluyen las abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus nombres sin alteraciones.

Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Editorial Norma

La Casa de la Cultura

Para la ordenación de nombres de personas naturales, se trabaja primero con los apellidos, precedidos de una coma (,) y después con los nombres.

Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Marí¬n Mora, Jorge

González Correa, Maritza Inés

Pérez, Marí¬a Clara

Para el caso de las mujeres casadas, que aún conservan la partí¬cula DE; hay que tener en cuenta, como primera unidad, hasta donde sea posible, el apellido de soltera, es decir el paterno, y como segunda unidad el apellido de casada, unidos por la partí¬cula DE. Cuando no se conoce el apellido paterno, la unidad de clasificación es el apellido de casada. Pero, si el apellido paterno contiene la partí-cula DE se toma completa.

Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Rojas De López, Marí¬a Camila

Uribe, Lina de

De de Francisco De Pérez, Margarita Rosa

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional que las distinga, puede ser el tí¬tulo académico, cédula de ciudadaní¬a, dirección, teléfono, el cual se considera como otra unidad para su ordenación.

Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Reyes González, Jorge (Arquitecto)

Reyes González, Jorge (Doctor)

Rojas De Paz, Marí¬a Isabel (Ingeniera)

Cuando se tienen unidades iguales en dos o más nombres, la siguiente unidad decide el orden de clasificación:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Álvarez Bení¬tez Juan

Álvarez Bení¬tez Juan Manuel

Álvarez Campo Pedro Antonio

Casos especiales:

Cuando la razón social incluye números, para su clasificación se considera como si estuvieran escritos en letras.

Se exceptúan las razones sociales cuyo número obedece a una numeración consecutiva, como puede ser el caso de las notarias, estaciones de policía, las cuales conservan el orden numérico.

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Cacharrerí¬a La Catorce

Almacén Quinta Avenida

Notarí¬a 4ª.

Estación de Policí¬a 20

Por falta de tiempo debido a la actividad en Ceteco aquí está el sistema que nos falto ver en Clase:

Sistema de Ordenación Numérico:

Existe el Numérico Consecutivo. En este sistema a todo el material que se va a archivar se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.

Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañí¬as de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.

Este sistema también en indirecto puesto que se asigna un número o código a cada individuo, asunto o institución y los documentos se archivan con este número. Por lo tanto, para ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un tarjetero ordenado alfabéticamente con el fin de consultar el número asignado y llevar, adicionalmente, un control o registro

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