CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

Código de Ética del Archivista

Introducción

En el Xlll Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Pekín, China, en 1996, se propuso un código ético para los profesionales de la archivística, considerados como los responsables del control, cuidado, custodia, conservación y administración de los archivos. Este código de ética sugiere lineamientos y pautas de conducta laboral para lograr la excelencia y la confianza pública en el quehacer de los archivistas.

Un código de ética para archivistas debe establecer normas de conducta para la profesión archivística. Debe enseñar a los nuevos miembros del oficio esas normas al tiempo que le recuerde al archivista profesional sus responsabilidades, para así inspirar la confianza del público hacia esta profesión.

El término “archivista” que usamos en este código pretende incluir a todos aquellos involucrados con el control, cuidado, custodia, preservación y administración de archivos.

Se debe promover y alentar a las instituciones, y en general a todos aquellos que brinden servicios archivísticos, a adoptar políticas y prácticas que faciliten la utilización de este código.

Este código pretende proporcionar un marco ético que sirva de guía a los miembros de este gremio, y no brindar soluciones específicas a problemas particulares.

Los principios van acompañados de un comentario; principios y comentarios en conjunto conforman este Código de Ética.

La implementación de este código depende de la buena voluntad de las instituciones y asociaciones archivísticas. Sugerimos que se realice un esfuerzo formativo y que se establezcan los mecanismos necesarios que sirvan de guía, en caso de duda, para investigar conductas no éticas y, de considerarse necesario, para aplicar sanciones.

El documento original fue redactado en inglés.

Fuente: Consejo Internacional de Archivos.

Código de Ética

1. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

La obligación primordial del archivista es la de preservar la integridad de los documentos bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea deben considerarse los legítimos, aunque a veces conflictivos, derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio, así como de los dueños, de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidad del archivista es lo que aquilata su profesionalismo.

Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presión que pretenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.

2. El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.

El archivista debe actuar bajo los principios generales aceptados por la práctica. Debe realizar sus tareas y funciones de acuerdo con los principios de la archivística, con respeto a la creación, mantenimiento y disposición de documentos activos y semiactivos, incluyendo los de carácter electrónico y de multimedia; la selección y adquisición de documentos para su custodia archivística; el resguardo, preservación y conservación de archivos bajo su cuidado, y la catalogación, descripción y publicación que hará accesible el uso de esos documentos.

El archivista valora los documentos de manera imparcial, basando su juicio en un conocimiento profundo de las necesidades administrativas y de las políticas de adquisición de su institución. En cuanto sea posible debe clasificar y describir los documentos seleccionados para ser retenidos, de acuerdo con los principios archivísticos (ante todo el principio de procedencia y el principio de orden original).

Debe adquirir documentos de acuerdo con los propósitos y recursos de su institución. No puede buscar o aceptar adquisiciones que hagan peligrar la integridad o la seguridad de los documentos ya existentes; debe cooperar para asegurar la preservación de los documentos buscando el recinto adecuado para los mismos.

El archivista debe esforzarse por que regresen al país de origen los documentos y archivos públicos tomados en tiempos de guerra o de ocupación militar.

3. El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.

El archivista se asegura de que el valor de los documentos, incluyendo los electrónicos o de multimedia, no sea alterado o maltratado a lo largo del proceso archivístico de catalogación, valoración y descripción, y durante la conservación y el uso. Cada consulta de un documento debe llevarse a cabo de acuerdo con criterios y métodos cuidadosamente establecidos. El reemplazo de originales por otros formatos deberá hacerse a la luz del valor legal, intrínseco y de contenido de los documentos.

Hay que informar al usuario cuando algún documento de acceso restringido haya sido temporalmente removido de un archivo.

4. El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.

El archivista selecciona los documentos que deben ser conservados o destruidos primordialmente para salvar el testimonio de la actividad, de la persona o de la institución que produjo y acumuló los documentos, pero también debe tener en mente los cambios en las necesidades de investigación. Los archivistas deben estar conscientes de que adquirir documentos de origen dudoso, por más interesantes que estos resulten, podría alentar el comercio ilegal. Deben cooperar con otros archivistas y con las instancias de

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