DEPARTAMENTO DE TELEFONO

DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS

Función Departamental

Realizar el enlace con otros países, estados, empresas, departamentos y habitaciones de huéspedes para una comunicación eficiente y mantener integrado el hotel en sus diferentes operaciones diarias.

Organigrama

Generalmente el Departamento de Teléfonos está constituido internamente por:

Jefe (a) de Teléfonos

Supervisor (a) de turno

Telefonista

Y asesoría externa:

Técnico para el conmutador

Técnico en línea telefónica (TELMEX)

Descripción de Funciones

Jefe (a) del Departamento

Asiste a juntas informativas

Supervisa que el personal cumpla con normatividad, políticas y estándares del Hotel.

Elabora presupuesto departamental

Programa tarifas en tarifador

Supervisa trabajos realizados por asesores externos

Realiza recorridos de supervisión de líneas y aparatos telefónicos en habitación

Capacitación específica al puesto

Toma decisiones sobre incidencias del área

Supervisa que el personal conozca procedimiento de emergencia y seguridad.

Supervisor de Turno

Cuando la operación así lo requiere:

Asiste en funciones al jefe departamental

Elabora el rol de trabajo de cada operador y registra incidencias en el control de sistencia.

Mantiene actualizado el tablero de comunicación con la ocupación del día, llegada de Vip’s, BEO’S o memorándums de grupos.

Verifica fraseología en los diferentes departamentos del hotel.

Apoya en el tráfico de llamadas

Telefonista u Operador de Teléfonos

Atiende y canaliza las llamadas telefónicas al destino final

Realiza llamadas directas, por cobrar o previa autorización.

Registra y realiza llamadas de servicio despertador

Elabora y canaliza los mensajes telefónicos

Verifica el buen funcionamiento del conmutador, tarificador y demás equipo

Elabora recibos telefónicos, reportes y control de archivos

Características del operador de teléfonos:

Poseer una voz agradable y bien timbrada

Dominio del idoma ingles

Destreza manual

Cultura general

Impecable modales en todo momento

VOCEO

Si la persona que está llamando desea que se le vocee a la persona que busca:

Se preguntará el nombre de la persona que está llamando.

Se solicitará también el nombre de la persona a la que se está llamando.

Deberá suspenderse el resto del trabajo cuando se esté voceando.

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