DIAGRAMAS DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO

1.- INTRODUCCIÓN

Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la construcción de un Diagrama de Flujo. Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso: - La planificación previa a la construcción requiere la definición clara del objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho proceso. - El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio. Dota de una simbología y una metodología comunes para todos los diagramas, por lo que se simplifica la interpretación de los mismos y se homogeneiza la pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y la correcta interpretación de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que pueden, o deben, ser utilizados. Es de aplicación a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva como base común para todos sus componentes o se debe realizar un análisis sistemático del mismo. Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estén implicados en la mejora de la calidad. Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

3.- RESPONSABILIDADES

a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio: - Seguir las reglas que se señalan en el procedimiento para su correcta construcción, interpretación y utilización.

b) Dirección de Calidad: - Asesorar, a aquellos que así lo soliciten, en las bases para la construcción y utilización del Diagrama de Flujo.

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS

4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

Definición El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos. Características principales A continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Capacidad de Comunicación Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo. Claridad Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.

4.2.- SÍMBOLO Definición Imagen o figura con la que se representa un concepto.

5.- PROCESO

5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

5.2.- CONSTRUCCIÓN

5.2.1.- Simbología Para la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes símbolos:

Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo:

5.2.2.- PREPARACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA

Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción.

El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.

Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en la construcción del Diagrama de Flujo.

El número de participantes en la sesión de construcción del Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.

Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo. Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debe prever:

- Dar la información necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre este procedimiento. - Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado.

5.2.3.- Desarrollo de la construcción

Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.

a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantes durante toda la sesión.

b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.

Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio

. La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo. El primer paso es la respuesta a la pregunta: ¿Qué nos indica que empieza el proceso? El último paso debe contestar a la pregunta: ¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado? Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa e incluirlos en la superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la misma y el último

Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades. Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal. Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar el proceso de construcción del diagrama.

Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.

Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se considera útil, realizar una revisión en la dirección contraria.

Las preguntas a realizar para la identificación y documentación de los pasos del proceso son las siguientes:

- ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, información, etc.?

Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama. –

¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como información, etc.?

Señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.

- Una vez realizado este paso,

¿Cuál son las actividades inmediatamente siguientes que debemos realizar?

Señalar estas actividades, mediante el símbolo apropiado, en el diagrama.

Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación

. Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación

: a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada. En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo

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