DIRECTIVA: "TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y PATRIMONIO, EN SEDAM HUANCAYO S.A."

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DIRECTIVA: “TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y

PATRIMONIO, EN SEDAM HUANCAYO S.A.”

I. OBJETIVO

Establecer normas y procedimientos que permitan la óptima programación y ejecución

de Toma de Inventarios, así como el registro, supervisión y control de los Bienes

Patrimoniales.

II. FINALIDAD

Garantizar la adecuada y eficiente verificación de la existencia de los bienes

patrimoniales, así como el adecuado registro, supervisión y control de los bienes.

III. BASE LEGAL

• Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su

Reglamento por Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA.

• Decreto Supremo N° 154-2001-EF, Reglamento de Procedimientos Administrativos

de los Bienes de Propiedad Estatal, y modificatorias.

• Estatuto Social de la Empresa SEDAM HUANCAYO S.A.

• Manual de Organización y Funciones (MOF).

• Reglamento Interno de Trabajo (RIT).

• Resolución de Gerencia General que aprueba la presente Directiva.

IV. ALCANCE

Las Normas y Procedimientos establecidos en la presente Directiva, son de aplicación

estricta a todas las Unidades Orgánicas de la Empresa, y específicamente a las que

registran, supervisan y controlan los Bienes Patrimoniales.

V. NORMAS GENERALES.

5.1. TOMA DE INVENTARIO

El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar

y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada

fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el

registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las

regularizaciones que correspondan.

5.2. BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO

La Empresa elaborará el Inventario Físico de los bienes muebles que detente,

sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición. Dicho inventario se

regirá conforme a las disposiciones contenidas en la Resolución N° 039-

98/SBN y en las respectivas normas vigentes sobre la materia.

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Para los efectos de la información que requiere la Superintendencia de Bienes

Nacionales (SBN), el referido inventario comprende la relación detallada y

valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha, de

acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, en los cuales

concurran las siguientes características:

a) Que sean de propiedad de la Empresa SEDAM HUANCAYO S.A.

b) Que tengan existencia útil estimada mayor de un año.

c) Que no estén sujetos a operaciones de venta.

d) Que puedan ser objeto de acciones de mantenimiento y/o reparación por

personal profesional o con formación técnica en la materia.

5.3. CODIFICACIÓN DE BIENES MUEBLES

- Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrán una codificación

permanente que los diferencie de cualquier otro bien.

- La codificación se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de doce (12)

números a través del cual se le clasificará e identificará, conforme al Catálogo

Nacional de Bienes Muebles del Estado y al Software Inventario Mobiliario

Institucional.

- En el caso de bienes muebles compuestos por otros que se mencionan en el

Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, éstos se codificarán

independientemente.

- La codificación que corresponda a bienes dados de baja no debe ser utilizada

para nuevos bienes.

- La identificación es el símbolo material mediante el cual se consigna en cada

bien el nombre de la Empresa y/o sus siglas y el código correspondiente, el

cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien. Dicha identificación podrá

realizarse de las siguientes formas:

a) Escribiendo con tinta indeleble.

b) Grabando directamente en el bien.

c) Adhiriendo placas, láminas o etiquetas.

d) Cualquier otra forma que observe las características exigidas en las

normas vigentes sobre la materia.

En el caso que la identificación aplicada al bien sufra daño o deterioro, la

persona a la que está asignado, comunicará de tal hecho en forma inmediata al

órgano responsable. Esta identificación se renovará con otra de las mismas

características.

5.4. COMISIÓN DE INVENTARIO

Para la realización de la Toma de Inventario es procedente la conformación de

una Comisión de Inventario, cuya constitución será propuesta a la Alta

Dirección de la entidad por la Gerencia de Administración y Finanzas o quien

haga sus veces.

La Comisión de Inventario podrá estar integrada por personal de las áreas de

contabilidad, logística, Unidad Orgánica responsable del Control Patrimonial y

por personal debidamente calificado. La Comisión de Inventario podrá constituir

equipos de apoyo para la ejecución del correspondiente Inventario Físico.

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Se precisa que el personal que interviene en la Toma de Inventario debe ser

independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los

bienes, salvo para efectos de identificación. En ese sentido, la Unidad Orgánica

responsable del Control Patrimonial intervendrá sólo en calidad de facilitadora.

Los gastos en bienes y servicios así como los relacionados a personal y

obligaciones sociales serán afectados al presupuesto asignado a la Gerencia

de Administración y Finanzas.

La Gerencia de Administración y Finanzas o quien haga sus veces, supervisará

permanentemente la eficiente y optima utilización de los recursos humanos,

materiales y financieros asignados a la ejecución de Toma de Inventarios.

VI. PROCEDIMIENTOS.

6.1. CONDICIONES PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIO

Para efectuar una adecuada toma de inventario es necesario que la Gerencia

de Administración y Finanzas o quien haga sus veces, emita previamente por

escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser

comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.

Asimismo, resulta conveniente adoptar las siguientes condiciones previas a la

Toma de Inventario Físico:

a) El Principio de Orden que en todos los ambientes de la entidad debe

mantenerse permanentemente.

b) Preparar para la toma de inventario:

− Las Tarjetas de Existencias Valoradas y cualquier otro medio de

Control de Almacén

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