De los libros de comercio

DE LOS LIBROS DE COMERCIO

CAPITULO I

LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

Art. 48._ Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Conc.: 19 num. 3o., 28 num. 7o., 44, 56; Decreto 1798 de 1990; Decreto 2620 de 1993; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Art. 49._ Libros de Comercio. Concepto. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

Conc.: 28, 59, 195; Decreto 1798 de 1990; Decreto Reglamentario 2649 de 1993 Art. 125, 126, 130 a 132; Circular Externa 007 enero 19 de 1996 Superintendencia Bancaria Título I Cap. IX No. 2.1; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Nota. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 No. 2 de la ley 222 de 1995 el Gobierno Nacional debe expedir la reglamentación correspondiente a los libros de comercio que deben elaborarse para servir de fundamento de los estados financieros, así como los requisitos mínimos que deberán cumplir.

Art. 50._ Contabilidad. Requisitos. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

Conc.: 486, 488; C. de P. C. 260 y 271; Decreto 1798 de 1990; Decreto Reglamentario 2649 de 1993; Ley 222 de 1995 Art. 44

Art. 51._ Correspondencia y comprobantes. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

Conc.: 19 No. 4o., 53, 56, 59, 61, 62, 74, 1946; Decreto 1798 de 1990.

Art. 52._ Inventario y Balance General. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

Conc.: 19, 27, 152, 445; Decreto 1798 de 1990; Ley 222 de 1995 Art. 34; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta Expediente 13149-03.

Art. 53._ Asiento de las operaciones mercantiles. Comprobante de contabilidad. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

Conc.: 5o., 53, 55, 59; Decreto 1798 de 1990 Art. 16; Decreto Reglamentario 2649 de 1993 Art. 56, 123 y 124;Circular Externa 003 junio 18 de 2003 Superintendencia de Sociedades; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99, 13149-03.

Art. 54._ Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

Conc.: 10, 19 ord. 4o, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 60.

Art. 55._ Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.

Conc.: 10, 19 ord. 4o., 48, 53, 60; Decreto 1798 de 1990, Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta N 9744-00.

Art. 56._ Libros. Hojas Removibles. Obligatoriedad de numerar. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Conc.: 39, 48, 59; Decreto 1798 de 1990 Art. 5o.

Art. 57._ Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros de comercio se prohíbe:

1o) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2o) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3o) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4o) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5o) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Conc.: Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Art. 128; Decreto 1798 de 1990 Art. 3, 26. Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Art. 58._ Sanciones por infringir prohibiciones. La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.

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