Debemos comprender que el departamento mantiene dos líneas de comunicación; la primera es interna (con las dependencias de gobierno municipal), y la segunda es externa

VI. DESARROLLO.

Debemos comprender que el departamento mantiene dos líneas de comunicación; la primera es interna (con las dependencias de gobierno municipal), y la segunda es externa (con proveedores y prestadores de servicios).

Si cada departamento realizara esta relación con el exterior, romperíamos con el primer filtro de control, permitiendo que cada área asignara las características de una compra, (precio, calidad, servicio postventa, proveedor, tiempo de entrega, condiciones de pago) que son funciones del departamento de compras.

Por tal motivo debemos establecer un canal de comunicación adecuado para la realización de una compra o la prestación de un servicio, considerando los lineamientos para la integración de la cuenta pública y a los distintos sujetos que se involucran en la cotización, revisión, autorización, compra directa, recepción de documentos, pago a proveedor, archivo de comprobaciones.

Del análisis anterior se desprende la necesidad de utilizar adecuadamente los documentos de control con los que actualmente contamos, sin dejar a un lado la necesidad de mejorar nuestros sistemas electrónicos puesto que estos serán los que nos permitan agilizar el trámite.

Una vez explicadas las dos líneas de comunicación del departamento de compras, procedemos a traducir esta comunicación informal (verbal) a comunicación formal (escrita) que es la mejor forma de tener evidencia suficiente del procedimiento, así como de la justificación de la toma de decisiones. Lo anterior procede al tenor de los siguientes lineamientos.

1. La utilización de “Solicitudes de requerimiento” por parte de cada departamento dirigidas al área de compras, estas pueden ser enviadas vía electrónica o en papel donde anotaran por lo menos:

• Los materiales o servicio que requieren.

• El tiempo de entrega que solicitan.

• Anexar cotización previa si se cuenta con alguna

• La justificación del gasto

• Firma del director del área

1. Una vez obtenida la solicitud por el departamento de compras, este procederá a solicitar cotizaciones a diferentes proveedores; dependiendo del monto del bien o servicio, será el número de cotizaciones necesarias. La elección del proveedor se hará tomando en cuenta:

1. Calidad del producto: Se da privilegio a la calidad del producto o servicio inclusive sobre el precio .

1. Precio: De proveedores con el mismo precio se escoge el de mejor calidad del servicio o el producto, se considera el precio más competitivo para productos de igual calidad.

1. Tiempo de Entrega: De acuerdo a conveniencia y urgencia del producto o servicio.

1. Crédito: Es definido según las políticas de pago.

1. Por rotación: La Dirección puede definir que algunos pedidos se puedan rotar a cada proveedor en forma equitativa.

1. Esta información deberá ser ingresada a una base de datos que permita generar un reporte denominado control presupuestal, (imprimir dos tantos uno para archivo y otro para comprobación) que será el documento de control interno que arroje información real, actualizada y oportuna del comportamiento del gasto por partida y por fondo (antes de que sea efectivamente pagada), a una fecha determinada, y será la prueba física y visto bueno del departamento de contabilidad de la suficiencia presupuestal mas no de la liquidez para el compromiso de pago.

1. El control presupuestal deberá ser firmado en el orden siguiente: (cuando cumpla con requisitos).

1. Tesorero municipal, como visto bueno de la suficiencia presupuestal.

1. Presidente municipal, como autorización del gasto.

1. Sindico, como visto bueno y revisión.

Hecho lo anterior se entenderá por autorizado el gasto; así mismo el presidente deberá firmar el original de la solicitud de desarrollo comunitario, para su debida comprobación.

1. Si solo se autoriza parcialmente el control presupuestal, deberá ser corregido antes de la firma, de modo tal que solo se plasme en el documento únicamente el gasto autorizado.

1. Cada solicitud generara un numero de control presupuestal, que deberá ser archivado en el departamento de compras ya sea en un expediente de “autorizados” o en otro denominado “no autorizados”, donde incluirá toda la evidencia física del proceso de aceptación o rechazo del gasto, es decir, la solicitud generada por la dependencia, las cotizaciones previas, el control presupuestal ya sea autorizado o rechazado.

1. Cuando el gasto sea autorizado, el departamento de compras generará un documento de control externo denominado “orden de compra” u “orden de servicio” (según sea el caso) que deberá de contener por los menos los siguientes requisitos:

1. El bien y/o servicio por adquirir.

1. El precio y condiciones de la cotización.

1. La firma del encargado de compras como aval de la relación entre el proveedor y el municipio.

1. Nombre y firma del director o encargado de área como solicitante del bien o servicio, o en su caso nombre y firma por ausencia de algún empleado del área solicitante.

1. La justificación del gasto (explicación completa y concreta del gasto)

Para una mejor comprensión ver anexo.

1. El departamento entregará este documento al proveedor o prestador de servicios solicitando surta el material o preste el servicio.

1. El Proveedor procederá a prestar el servicio o entregar el bien requerido.

1. El proveedor deberá presentar en el área de compras el comprobante fiscal que ampare el bien o servicio suministrado, acompañado siempre de la orden de compra o de servicio, recibiendo a cambio un contra recibo, el cual debe contener la fecha de compromiso de pago.

1. El departamento de compras deberá anexar a la factura y orden de compra, el segundo tanto del control presupuestal previamente autorizado y demás comprobación por ejemplo:

• Fotografías proporcionadas previamente por el departamento que solicita.

• Solicitudes de desarrollo comunitario

• Acuses de recibido

• Ejemplares en el caso de artículos impresos (un ejemplar por cada concepto)

• Relación de personal que consumió alimentos en caso de servicio de alimentación.

• Relación de personal que recibió el bien y o servicio(en caso de vestuarios, uniformes, y blancos)

• Contratos de prestación de servicio en caso de honorarios profesionales, médicos, mantenimientos mayores, etc.

• Contratos de arrendamiento en caso de renta de bienes muebles o inmuebles.

1. Una vez completa la comprobación del gasto, el departamento de compras enviará a la tesorería las comprobaciones mediante relación anexa, para continuar con el trámite de pago ya sea mediante la elaboración de cheque o vía transferencia electrónica.

Queda estrictamente prohibido ejercer el pago sin que la comprobación haya sido completada.

De forma mensual el departamento de compras deberá practicar una conciliación contable con el departamento de contabilidad, para validar que la información ingresada en la base de datos del sistema de control presupuestal, corresponda a lo registrado en los libros contables tanto en monto como en la partida presupuestal correspondiente. Si llegara a existir alguna desviación, se deberá realizar la reclasificación del gasto a la partida correcta ya sea en los registros contables o en la base de datos del control presupuestal dentro de los 10 días naturales del mes que sucede.

Para lograr eficiencia en el proceso descrito, el departamento de compras deberá ser atendido con premura por todos los sujetos que participen en el proceso. Además deberá programar y dar a conocer a los interesados la calendarización de las distintas actividades para que los interesados se sujeten a esta, procurando al mismo tiempo flexibilidad en eventos que no hayan sido previstos en esta propuesta.

El departamento de compras deberá notificar por medio de oficio al departamento de tesorería municipal, con copia al H. Ayuntamiento de la o las partidas presupuestales próximas a agotarse cuando éstas se encuentren como máximo a un 20% de agotarse, para estar en tiempo de realizar las modificaciones al presupuesto necesarias.