Diseño, Implementación Y Fortalecimiento Del Sistema De Control Interno

Diseño, implementación y fortalecimiento del sistema de Control Interno

Autor: Javier Romero

Auditoría y control interno

02-09-2012

I. Concepto:

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa”.

II. Objetivos:

1. Prevenir y/o evitar fraudes.

2. Descubrir robos y malversaciones.

3. Obtener información confiable y oportuna.

4. Localizar y corregir errores.

5. Proteger y salvaguardar sus activos.

6. Promover la eficiencia del personal.

7. Detectar y controlar mermas.

III. Elementos:

Toda organización, debe establecer, por lo menos, los siguientes aspectos que orientaran la aplicación del Control Interno:

1. Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicos, además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

2. Definición de políticas y procedimientos utilizados como guías de acción para la ejecución de los procesos.

3. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

4. Adopción de normas para la protección y utilización racional de recursos.

5. Dirección y administración de personal adecuados a un sistema de valuación.

6. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control administrativo.

7. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización dirigidos al personal de la organización ya sus necesidades.

8. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de Control Interno (SCI) son: el ambiente de control, los sistemas de contabilidad, los controles contables internos y los controles administrativos internos, los cuales se traducen en los siguientes subelementos:

a) Objetivos y planes perfectamente definidos.

Se basan en normas que servirán primordialmente para planificar y controlar las operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre. Dichos objetivos y planes deben ser: “posibles y razonables, definidos claramente por escrito (formalizados), útiles, aceptados y usados, flexibles, comunicados al personal y controlables”.

b) Estructura sólida de la organización.

Proporciona una separación apropiada de las responsabilidades funcionales y responsabilidades. Dicha estructura debe poseer las siguientes características:

• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

• Segregación adecuada de funciones.

• Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.

• Coordinación entre departamentos y personas.

• Existencia de un programa permanente de capacitación de personal.

c) Procedimientos efectivos y documentados.

Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales deben reunir las siguientes características:

• Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.

• Libros y registros.

• Plan de cuentas.

• Inventario y contabilidad de costos.

• Informes.

• Sistema de información útil y periódica.

d) Personal competente.

Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes requisitos:

• Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.

• Capacitación del personal.

• Evaluación del personal.

• Remuneraciones de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de destreza demostrado.

• Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.

e) Sistema de revisión de los controles y de las operaciones.

• Auditoria interna.

• Auditoria externa.

• Revisión fiscal.

f) Sistema protector de activos.

• Protección física.

• Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias (incendios, catástrofes, robos, descomposturas y/o reparaciones, mejoras, adiciones, etc.).

• Verificación de los sistemas de custodia preservación y registro.

g) Sistema de información útil y periódica.

• Sistema de contabilidad.

• Estados financieros razonables.

• Informes.

• Información estadística.

• Elaboración de presupuestos.

• Análisis de Presupuestos.

• Planeación Estratégica.

• Actualización e implementación de políticas.

IV. Principios:

El ejercicio del Control Interno implica que éste se debe hacer siguiendo los principios de:

1. Igualdad: Consiste en que el SCI debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

2. Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad.

3. Eficiencia: Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y e mejor uso de los recursos disponibles.

4. Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

5. Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

6. Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.

7. Valoración de Costos Ambientales: Consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.

V. Procedimientos:

1. Delimitación de responsabilidades.

2. Segregar funciones de carácter incompatible.

3. Dividir el procesamiento de cada transacción.

4. Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.

5. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.

6. Fianzas (pólizas).

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