Implementación de un Sistema de Control Interno en la Organización

Implementación de un Sistema de Control Interno en la Organización

Manuel Tapia Villalobos

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

Instituto IACC

24-05-2019

Desarrollo

Empresa          :         Limitad S.A.

Tema                 :        Implementación de un Sistema de Control Interno en la organización.

El presente informe se desarrolla y plantea en conformidad a lo solicitado por la organización, en solicitar la implementación de un sistema de control interno en dos procesos en los cuales no tienen este procedimiento, a continuación se procede a indicar lo siguiente;

Se da cumplimiento a la situación actual de la organización, que como objetivo general es implementar un control interno a los departamentos de Contabilización y Autorización de Facturas y Anticipos de Sueldo del Personal y departamento de RR.HH, se aplica cuestionario para ratificar unidad de departamentos que componen la organización, los colaboradores por departamento  que trabajan para la compañía, se realiza entrevista a los encargados de generar cada proceso, con el fin de registrar los procedimientos que en la actualidad se llevan a cabo.

Departamento de Contabilización y Autorización de Facturas:     Segregación de funciones

Actual                                                         Implementar

Encargado proveedores                                        Administrativo contabilización; 

01 trabajador en el área                                        recepción de factura, imprime y

Recibe factura                                                        adjunta.

Adjunta orden de compra                                         comunica al proveedor sin O/C

Sin O/C (solicita al proveedor)                                 genera listado facturas pendiente pago

Ingresa factura al sistema                                         Encargado de Proveedor debe

Revisa facturas de pago                                         recibe facturas proveedores

Autoriza facturas para pago                                        revisa facturas vs orden de compra

Revisión facturas físicas vs sistema

                                                                Autoriza nómina de pago. Firma y timbre

                                                                Envía listado pago a tesorería

El propósito del presente informe es aportar con la implementación de un sistema de control interno, para la empresa Limitad  S.A., donde se presente que sus colaboradores se dirijan a desempeñar y agilizar las funciones que desarrollan en la organización, cumpliendo con procedimientos precisos y claros, además de tomar las medidas correctivas necesarias, para el mejor desarrollo de la planificación.

Se concluye que al no contar con un control interno, no permite el buen desarrollo de las actividades, ya que no desarrolla el funcionamiento y el cumplimiento optimo en las áreas evaluadas.

1. Riesgos existentes:

• Proceso de contabilización y autorización de factura

Se evidencia en este proceso, en casi su totalidad está conforme al ámbito de sus labores, pero hay deficiencia en que el encargado de proveedores está a cargo de recibir, adjuntar orden de compra, revisar con facturas manuales y además de autorizar las nóminas para los pagos.

En efecto esto llevará en alguna oportunidad a colapsar la labor de este colaborador, además de que no tiene quien le ratifique o supervise su trabajo, ya que el mismo es quien hace revisión y autorización, puede llevar a ingresos erróneos, no determinar que lo solicitado sea realmente lo que el proveedor está facturando ya que no siempre se revisa con la orden de compra.

Este riesgo es atribuible netamente al déficit de sistema de control que están manejando para este proceso, tiene una importancia relativa, puede llevar a no ser detectado con oportunidad por los sistemas de contabilidad, en este momento están inhabilitados para detectar, corregir fraudes, evitar errores, etc.,

Las facturas son un documento tributario, debe ser por obligación registrada, se recomienda que sea recepción quien la registre en un libro manual y posterior se entregue al departamento específico,  sea ingresado  en un sistema de software de contabilización, pero cada colaborador con su usuario y responsabilidad personalizada en relación a su departamento,  supervisión y revisión continua manual vs digital.   Una vez recepcionada, deben ser revisadas con la respectiva orden de compra por si existe algún error en la recepción de mercadería, materiales, etc., ya con esta revisión se da visto bueno, para aprobar el pago correspondiente.

Control para mitigar riesgos:

Es necesario en a un corto plazo, ante la incertidumbre que acontezca una situación no deseada, y que esto lleve a no dar cumplimiento a los objetivos de la organización, se deben tomar medidas administrativas a fin de disminuir un riesgo futuro.

Establecer levantamiento de procesos, identificar riesgos, ajustarlos con un sistema de control, e incluir a las gerencia para tomas de decisiones certeras.  

Anticipo de sueldos personal                   

Segregación de funciones

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