Documentación en los Medios de Comunicación

Documentación en los Medios de Comunicación:

la función de la información documental en la producción de la noticia

Por

Lluís Codina

UPF

lluis.codina@cpis.upf.es

Introducción

Nunca deja de sorprender el tradicional desconocimiento de la función crítica que desempeña la información documental en la concepción y la producción periodística. Sorprende este desconocimiento, en primer lugar, porque suele darse incluso en entornos profesionales vinculados a la comunicación social; entornos donde ese papel debería ser de una claridad meridiana.

Es una ignorancia comparable a la del estudiante o profesor sobre la función de la biblioteca de su Universidad. Pero sorprende aún más si consideramos que la información documental es decisiva para que un medio produzca información periodística creíble y de calidad. Naturalmente, un medio de comunicación pede elegir no introducir la calidad en sus noticias así como despreciar la credibilidad, pero esa es otra cuestión.

En este trabajo, daremos por supuesto que la obligación de un medio de comunicación es defender los intereses del público y que tales intereses solo pueden defenderse de manera adecuada persiguiendo conscientemente la calidad y la credibilidad de sus informaciones. De paso, para que los gerentes también se sientan tranquilos, haremos notar que calidad y credibilidad son los mejores argumentos para ganar cuota de mercado que puede exhibir un medio de comunicación.

Nos hemos planteado en este artículo presentar una argumentación y una revisión de las características de la función de la información documental en la producción de la noticia, para lo cual retomamos dos trabajos previos: un ensayo de dilucidación conceptual sobre el concepto de Documentación Periodística, que formó parte de nuestra memoria de oposiciones a una plaza de profesor titular de Universidad (1997) y la ponencia que presentamos en el I Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación (2000) sobre la situación actual y el futuro de los centros de documentación de prensa.

Unos apuntes terminológicos previos, antes de entrar en el núcleo de este trabajo: en el seno de los medios de comunicación, el departamento que asume las tareas de gestionar la información documental se conoce, indistintamente, con el nombre de archivo o de centro de documentación. Podemos hablar, por ejemplo, de "el archivo de La Vanguardia" o de "el centro de documentación de La Vanguardia" indistintamente, como de hecho se suele hacer.

Ahora bien, aunque se suele utilizar el término archivo, en este contexto es un término técnicamente erróneo. El término técnico adecuado, dada la naturaleza de sus funciones y de la clase de información que gestionan es centro de documentación. Cada vez que aquí hablemos, por tanto, de centro de documentación, o de cualquiera de sus variantes, como sistema de información documental, nos estaremos refiriendo tanto a lo que en algunos medios denominan archivo como a lo que en otros denominan centro de documentación, puesto que, al menos en este contexto, son exactamente lo mismo.

Dos visiones de la producción de la noticia

Para situar el papel de la información documental en la producción de la noticia , nos será útil comparar dos visiones distintas sobre los sistemas redaccionales de las empresas informativas.

La primera visión queda reflejada en el diagrama de la Figura n. 1, a la que denominamos visión simplista, y según la cual, en un sistema redaccional entran informaciones en tiempo real procedentes de diversas fuentes (p.e., notas de prensa, ruedas de prensa, comunicados oficiales, sucesos, etc.), las cuales, tras ser elaboradas por la redacción del medio, dan lugar a los distintos géneros de noticias periodísticas (noticias en sentido estricto, reportajes, crónicas, entrevistas, etc).

Figura 1

¿Qué es lo que está mal en la visión anterior? El problema consiste simplemente, o nada menos, en que no responde a la realidad. Si comparamos ahora con el diagrama de la Figura 2 podremos ver, de un modo menos simplista, en qué consiste en realidad un sistema de producción de noticias periodísticas y dónde falla el primer diagrama.

Figura 2

Efectivamente, ahora podemos ver cuáles son las auténticas entradas relevantes (además de las que ya podemos suponer, como energía, recursos financieros, etc.) de un sistema de producción de noticias periodísticas, a saber: (1) información en tiempo real y (2) información retrospectiva y/o prospectiva.

Lo que el diagrama anterior muestra, por tanto, es lo que la producción de noticias tiene dos clases de ingredientes o entradas, y que uno de esos ingredientes viene proporcionado por los servicios y sistemas de información documental, es decir, por aquella clase de servicios y sistemas de los que se ocupa la Documentación en los medios (o la Documentación informativa o Documentación periodística).

Resulta difícil definir de una manera compacta qué es información en tiempo real, por lo que acudiremos a una definición operativa. A efectos de este trabajo, entenderemos por información en tiempo real aquella que se produce de manera más o menos sincrónica con el hecho de su consumo o recepción. Por ejemplo, las informaciones que un periodista obtiene asistiendo a una rueda de prensa son en tiempo real, al igual que las que obtiene cuando lee un diario o atiende a una noticia de televisión, en ambos casos del día.

En cambio, una emisión radiofónica o televisiva del día anterior o de dos meses antes o de dos años antes son casos de información retrospectiva. Lo mismo sucede si se trata de un diario o de una publicación escrita de cualquier clase de varios días, semanas o años anteriores.

La cuestión es que la información retrospectiva solo puede ser utilizada adecuadamente a través de sistemas de documentación, bien de la propia empresa informativa, bien de terceras empresas. Es por ello, que podemos decir que los sistemas de documentación proporcionan una de las dos entradas principales en la producción de noticias.

En qué grado o con qué porcentaje interviene la información retrospectiva en la producción de las noticias es algo que, por lo menos hasta donde sabe este autor, no ha sido medido de manera sistemática hasta ahora, aunque se han hecho algunas aproximaciones que permiten afirmar lo siguiente: su grado de participación es más alto cuanta mayor calidad posee el producto periodístico. En el límite, en algunos géneros periodísticos, como en el periodismo de

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