Documentos De Archivonomia

SISTEMA ALFABETICO

CUESTIONARIO

1. ¿Cuáles son las razones por las que el archivo alfabético sea popular? 1: está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el alfabeto. 2: es directo lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.3: es flexible para sistemas grandes o pequeños porque pueden crear cualquier número de divisiones.

2. ¿Que es una guía principal y donde se coloca? Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y se colocan al comienzo de las secciones.

3. ¿Cuando se utilizara una guía especial? Se utiliza después de una guía secundaria para subdividir esa sección y destacar nombres importantes, según el giro o por empleo muy frecuente o ambas cosas.

4. ¿Donde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos? Se ordenan después de recibir cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular.

5. ¿Como se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales? Estos documentos están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

6. ¿Donde están situado los expedientes misceláneos en una gaveta de archivo? Al final de cada grupo de expedientes individuales

7. ¿Como se ordenan los documentos dentro de los expedientes misceláneos? Se ordenan alfabéticamente fijándonos en la segunda o tercera letra, si hay más de un documento del mismo corresponsal de deben ordenar cronológicamente

8. Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas alfabéticas. 1) Preparación: los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre esta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivas esta se fija al costado y se colocan los documentos en ella. 2) Localización de la guía: se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante.3)Localización del expediente individual: las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente. 4)Localización del expediente misceláneos: si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia adelante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en el orden adecuado

SISTEMA NUMERICO

CUESTIONARIO

1. ¿Porque a este sistema se le llama numérico? Porque consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, asignados por el empleo del archivo o puede tomar parte del mismo documento como el número que aparece en un cheque o factura.

2. ¿Que significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo? Directo: que todo se localice rápidamente sin ayuda de catálogos o índices de tarjeta. Indirecto: que primero se basa en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para localizar

3. ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Porque? Si porque es una parte principal de la organización.

4. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales? Orden alfabético

5. ¿Cuándo se le asigna un número a un corresponsal? Cuando se acumulan cinco documentos de ese corresponsal

6. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el archivo numérico principal? Se pueden acomodar en varias formas )a: posición escalonada de izquierda hacia derecha. )b: en las posiciones 1 y 2 y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posición. )c: en el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda i en dos posiciones ala derecha.

7. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico? Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal.

8. ¿Porque se necesita un catalogo auxiliar en el sistema numérico? Porque permite que en el se anoten los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.

9. ¿Que se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema numérico? Se registra solamente el nombre de la correspondencia

10. ¿Con que base se ordenan las tarjetas del catalogo auxiliar? Se ordenan alfabéticamente

SISTEMA POR ASUNTOS

CUESTIONARIO

1. ¿Qué clasificación se utiliza en el sistema por asuntos? Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías o lugares.

2. ¿Cuándo se sugiere utilizar el sistema por asuntos? Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de empresa. Cuando es probable

...