ENSAYO SOBRE CONTROL INTERNO

ENSAYO

EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

En medio de tantos conceptos sobre el Control podemos definirlo como la función administrativa que partiendo de las exigencias preestablecidas en la organización, y el conjunto de normas de especificaciones, vela por cumplimiento como medio para el logro de dichas exigencias.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Su principal objetivo debe ir encaminado a cumplir un plan establecido con el fin de conseguir calidad de Empresa, aferrándose a un trabajo con eficiencia, eficacia, competitividad y ventaja competitiva. Planeación y control están estrechamente relacionados. Sin planes y objetivos, el control es imposible, dado que el desempeño debe medirse con base en ciertos criterios establecidos.

Con base a lo expuesto anteriormente se puede definir al control como:

La Evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

El control se puede dividir en una pirámide de control de tres pisos donde encontramos tres niveles viéndolo desde una perspectiva descendente lo podemos clasificar como nivel: estratégico, táctico y operativo.

El nivel estratégico se puede definir como el que está en caminado a la actualidad, tecnología e innovación permitiendo con esto marcar una diferencia ya que con tantos avances no se compite solo con el precio, debemos encontrar ese valor agregado que nos distinga de los demás productos y nos permita permanecer en el mercado, con un manejo adecuado del costo pues de su reducción o estabilidad depende el éxito del negocio.

Por otro lado el nivel táctico nos permite direccionar la organización en cuanto al cumplimiento de lo descrito para que los objetivos y metas se cumplan. Es el nivel intermedio de las empresas, también denominado control por departamentos o control gerencial. De manera general, el control táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa.

Existe un control operativo el cual recae directamente en manos del jefe; este control es la base de la pirámide del control de una empresa.

Para realizar un buen control lo primero que se debe tener en cuenta es el conocimiento a fondo de lo que se va a controlar, mantener una buena comunicación con los demás, tener autoridad sobre lo que se va a controlar, conocer los objetivos y las normas, mantener medios de medición y estar actualizado con las normas vigentes.

No todo debe ser controlado, cuando uno realiza el control sobre algo específico las demás cosas van apareciendo por sí solas y es ahí donde se realiza un verdadero y profundo control sobre las cosas; por eso al momento de controlar se debe tener establecida una buena estrategia; el mejor control que se obtiene, es en el que cada uno de los individuos que realiza una tarea específica, se impone a sí mismo.

En este caso del conocimiento de lo que se ha de controlar se debe tener en cuenta las siguientes preguntas, para que el control se ejerza de la mejor manera: ¿Qué función merece el control?, ¿Cuáles han sido las causas por las que los objetivos no se han cumplido?, ¿Cuáles han sido los hechos?, ¿El control debe recaer sobre el área deficiente o área crítica?.

La comunicación y el control están muy relacionados, ya que si alguna de las partes asume cosas que el otro no realiza o simplemente no se pregunta, se puede estar pecando por omisión o simplemente presumiendo que las cosas no se están realizando como se debería. Por esta razón es importante tener una buena comunicación a la hora de ejercer el control sobre algún proceso; es más no todas las personas interpretan las cosas de la misma manera, una cosa es escuchar o leer algo y otra muy diferente es lo que se comprende.

De igual forma existe un elemento conocido como la deducción, si es en forma escrita se le conoce como “leer entre líneas”. Los significados se pueden deducir por gestos, por el tono de la voz, pronunciación, los amaneramientos de las personas y por muchos más factores externos.

La autoridad a la hora de ejercer el control es muy importante ya que con ella se va a tener la certeza de que las cosas se van a dar como se esperan y además hay que saber mantenerla.

Deben existir indiscutiblemente unas normas y objetivos, ya que ellos son la base para la comparación y ésta a su vez es una herramienta fundamental para ejercer el control; en una organización se debe desarrollar el proceso de normatización, normalización y retroalimentación.

La medición debe estar normatizada, lo que no se mide simplemente sucede, y no se puede llevar un verdadero control; aunque la medición o siempre es exacta, se puede medir hasta cierto punto, un ejemplo claro es la planificación de un proyecto o diseñar un impreso.

Para que unas normas puedan ser efectivas deben necesariamente ser razonables, quiere decir que una vez sean establecidas deberían mantenerse sin dejar a un lado su verificación o revisión según la necesidad.

El verdadero control se inicia desde el momento de la planificación, si las cosas se planean bien son más fáciles de controlarlas, por esta razón al control se le conoce como el proceso de tres fases: Preliminar (antes), Concomitante (durante) y Subsiguiente (después).

En cuanto a la fase preliminar se debe

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