Eficiencia Personal

Eficiencia y Eficacia Personal:

En términos generales, la palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.

¿Qué Significa Realmente El Término Eficiencia? O, ¿Cuál Es Definición?

Definición de Eficiencia:

- Aplicada a la Administración:

• Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados"

• Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos"

• Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión"

• Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada".

- Aplicada a la Economía:

• Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos".

• Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos".

• Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos"

- Aplicada a la Mercadotecnia:

• Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)"

- Según el Diccionario de la Real Academia Española:

• Eficiencia (Del latín efficientĭa) es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado

Para terminar, y teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, planteamos la siguiente definición general de eficiencia:

"Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados"

Por tanto, se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es"eficiente" cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponible

Técnicas para lograr La eficacia personal

Hay que tratar de ser perfeccionista en lo que a la gestión del tiempo se refiere:

• Aprovechando los huecos entre tareas

• Marcándome objetivos concretos y siendo paciente (no alcanzarlos inmediatamente)

• No tratando de hacerlo todo perfecto (hacerlo adecuado a la necesidad)

• No habiendo dejado de estudiar nunca (leer dos libros al mes durante años)

• Apuntando todo lo que aprende.

• Rodeándome de gente competente y tratando de aprender de todo el mundo.

• Delegando siempre que he podido.

• Evitando malos hábitos organizativos y organizacionales.

Algunas Buenas Prácticas

El plan diario

Es bastante fácil dejarse llevar a la hora de elegir una tarea a desarrollar. Probablemente elijamos primero las que:

• Percibamos como más urgentes

• Las que menos pereza nos den

• Las que menos nos cuesten realizar

• Las que más satisfacción nos produzcan,

Además, la elección de la tarea es normal que dependa bastante de:

• Nuestro estado de ánimo

• De la hora

• De la percepción del tiempo que tenemos

Si queremos usar correctamente el tiempo, debemos enumerar las tarea, indicando cuales son las más enquistadas, las más urgentes, etc. Esto nos ayudará a centrarnos.

Con una herramienta tan común como el MS Excel, podemos hacer una lista tratando de estructurar un poquito la información. Esta lista puede tener:

• Un número de tarea

• Un proyecto asociado: Todo en esta vida debe ser parte de un proyecto.....

• La fecha en que teníamos que tenerlo terminado

• La prioridad que le asignamos

• Observaciones

Si hoy hacemos este trabajo (es posible que nos dé un poco de pereza) mañana ya tenemos mucho ganado... el esfuerzo es menor....

Requiere mucha disciplina personal mantener algo tan simple como esto. A priori presenta muchas más ventajas que la típica agenda en papel: Copiarla, ordenarla por criterios, etc.

Podemos, a medida que completamos las tareas, ir ocultándolas (no borrándolas)... Si lo hacemos así, si luego queremos hacer un parte de actividad mensual, no tendremos que recurrir a la "arqueología creativa en el correo electrónico para tratar de recordar que hicimos".

Fíjate que la ventaja que puedes obtener a la hora de hacer un proyecto similar al actual en el futuro, el plan de proyecto saldrá solo sin descuidar multitud de tareas.

Eso es lo que podríamos llama "bitácora personal".

Si luego usas algunas características del MS Excel como auto-filtros, auto-completar, tablas dinámicas, etc. veras la potencia de algo tan sencillo.

El teléfono

No puedes vivir pendiente de quien te vaya a llamar.

• Intentar dar siempre el número fijo de la oficina.

• Apágalo completamente en reuniones, espectáculos, entrevista, la siesta, etc.

• No llamar inmediatamente cuando recuerdas que tienes que preguntar algo.

• Dar mayor prioridad a la persona que viene con una cita previa que a la llamada entrante.

• Planificar cuando hacer las llamadas y realizarlas en periodos de transición de tareas.

El correo electrónico

Es una buena herramienta pero si es bien entendida, pasa lo mismo que con el teléfono.

A partir de mañana mismo:

• Que no sea lo primero que hagas al llegar el trabajo, abrir el correo. Aguanta media hora.

• Que no sea lo último en cerrar. Desconecta media hora antes de irte (y aprovecha para actualizar la bitácora personal).

• Léelo solamente en horas completas

• No tengas ningún avisador de llegada de correos

• No lo abras antes de asistir a una reunión (llegarás tarde, harás perder el tiempo a mucha gente y se degradará tu imagen)

Por cierto, en el trabajo, herramientas de intercambio online de mensajes: Solo usarlas en casos excepcionales ya que es imposible centrarse cuando estás recibiendo constantemente mensajitos. En casa lo que quieras....

Las Reuniones

• Formalizar su formato

• Evitarlas siempre que no sea imprescindible

• Planificarlas con tiempo y enviar plan de decisiones a tomar

• Nunca ir para "hablar de temas" sino para tomar decisiones.

• Nombrar un moderador/director y colaborar en evitar las desviación de los temas principales

Apuntar y compartir el conocimiento

No olvidamos tantas cosas como pensamos, lo que sucede es que no tenemos los mecanismos necesarios para acceder a la información almacenada en nuestra cabeza.

Si cada vez que haces algo, abres un editor de texto y haces una guía paso a paso...... seguro que la segunda vez que lo hagas te ahorras el 50% del esfuerzo. Si lo tienes que repetir al cabo de un año, te ahorras lo mismo el 80%.

Si alguien se incorpora a tu equipo de trabajo y le cedes la guía, en el periodo de aprendizaje le costará mucho menos adaptarse y es posible que amplíe su conocimiento respecto al que tú compartes, lo que repercutirá en el incremento de tu conocimiento (si eres humilde).

El tiempo no es elástico, todos tenemos el mismo y no se estira..... Pero

• ¿No crees que tenemos malos hábitos?

• ¿No es verdad que se percibe el tiempo de distintos modos en distintos momentos?

• ¿No es verdad que no somos igual de productivos por la mañana que por la tarde o noche?

• ¿No es verdad que mientras que a nosotros no nos cunde el día hay compañeros (posiblemente con muchas similitudes en la forma de vida) que se están sacando una carrera, haciendo un master y encima están más en forma que nosotros?

La gracia de un curso como éste son las experiencias, recomendaciones y anécdotas....

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