El Derecho Y Los Archivos

El Derecho y Los Archivos

EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

HABLA SOBRE UNA SERIE DE LEYES Y ARTICULOS EN LOS CUALES EXISTEN NORMAS SOBRE LA PROTECCION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y DE LOS ARCHIVOS EN CUANTO A RESERVA CONSERVACION, RESTRINCCIONES E HISTORIA DE LOS MISMOS

ARCHIVOS PUBLICOS

DOCUMENTOS RESERVADOS

TODOS LOS DOCUMENTOS QUE POR SU ESCAZES, VALOR EXTRAORDINARIO HISTORICO Y POLITICO SON PATRIMONIO DOCUMENTAL HISTORICO,

TAMBIEN EXISTE UNA RESERVA LEGAL INFERIOR COMO LA RESERVA SUMARIAL DE EXPEDIENTES JUDICIALES

RESERVA MAYOR EN COLOMBIA 30 AÑOS

DOCUMENTOS DE DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL

ES PROHIBIDO SACAR DEL TERRITORIO DE LA NACION DOCUMENTOS DE INTERES HISTORICO Y DE IMPORTANCIA PARA LA NACION

EL ACCESO CIUDADANO A LOS DOCUMENTOS NECESITARA DE AUTORIZACION, PARA EXPEDICION DE COPIAS Y FUNCIONARIOS JUDICIALES Y LA POLICIA TENDRAN QUE PRESENTAR UNA SOLICITUD ESCRITA CON FINES DE SER UTILIZADOS PARA INVESTIGACIONES JUDICIALES O DE OPERACIONES ILICITAS POE PARTE DE LAS ENTIDADES BANCARIAS

SECRETO OFICIAL

SON TODOS AQUELLOS QUE ASUMEN LOS DE LOS CARGOS PUBLICOS

EXISTEN VARIOS TIPOS DE SECRETOS O RESERVA DEL CONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS

SECRETO PROFESIONAL

ES DONDE SE HACE UN PACTO EXPLICITO EXISTENTE

SECRETO CONFIADO

DONDE EXISTE UN PACTO EXPLICITO O IMPLICITO DE NO REVELAR NADA

SECRETO NATURAL

DERECHOS OCULTOS INTIMIDADES PERSONALES O FAMILIARES

NOTA DEL ACUERDO 060 (DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001)

1. Que para la adecuada prestación de servicios se fijan y se establecen reglas que regularan la función archivística

2. Establecer lineamientos y procedimientos que permitan a las entidades públicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental

3. Que las entidades establezcan una estructura de correspondencia que gestione de manera centralizada los servicios de recepción radicación, y distribución

4. Contar con un personal suficiente y debidamente capacitado que permitan recibir y enviar el trámite de las...

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

DEFINICIONES.

Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

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ACUERDO No. 060

Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

De acuerdo a lo establecido por las leyes:

* 80 de 1989: crea el archivo general de la nación de Colombia.

* 594 de 2000:por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones

* 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Lo dicho por el gobierno nacional y algunos artículos se acordó:

Artículo primero: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.

Artículo segundo: se hacen definiciones de los siguientes conceptos:

1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, , acumulados por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que

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