El Protocolo Notarial

A EL PROTOCOLO NOTARIAL

ANTECEDENTES

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de conservar, custodiar y darle publicidad en forma segura, ordenada y perpetua a los documentos autorizados por los notarios; es de esta manera que los hombres idearon que, al emitirse la voluntad, se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora. A esa primera fuente de la génesis del acto jurídico la llamaron Protocolo.

Según Enrique Giménez Arnau, la historia del protocolo está íntimamente ligada a la de Derecho Notarial, con el defecto que ambas carecen de respaldo documental para construirla; razón de esto es que antiguamente los protocolos y los oficios notariales eran apropiables, negociables y sujetos a compraventa, por lo que actualmente no se conservan protocolos anteriores al Siglo XV en España. Sin embargo es posible encontrar referencias tempranas del protocolo en la novela de Justiniano, donde los escribanos conservaban copias de los documentos que redactaban; y en el Fuero Real, aunque en esa época el protocolo solo consistiera en un minutario o cuaderno de bolsillo del notario que le servía de borrador para otorgar la Carta, que era el documento original que quedaba en poder del cliente. Debido a la falta de conservación de estos documentos, es difícil establecer cómo se realizó la transición de una colección de minutas a lo que hoy es una colección de escrituras. Algo que si se puede establecer es que, en 1503, los reyes de España dispusieron a través de la Pragmática de Alcalá, que cada escribano debía tener un libro de protocolo encuadernado en el que debía redactar los documentos que otorgarse; esta práctica sirvió de base para la introducción del papel timbrado y para que se adoptara la costumbre de empastar el protocolo al final de cada año, con el objeto de faccionar instrumentos solo dentro del año de emisión del papel.

En Guatemala se aplicaron las leyes españolas hasta que en 1877, durante el gobierno de Justo Rufino Barrios, se emitió el Decreto Número 271 que contenía la Ley de Notariado. Hasta 1936 hubo muchas leyes dispersas que regularon la función notarial y el protocolo, momento en que se emitió el Decreto Legislativo Número 2154 que contenía la Ley de Notariado y que estuvo vigente hasta 1947, cuando se emitió el hasta hoy vigente Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la República, que regula el protocolo en los artículos 8 al 28.

ETIMOLOGÍA

Existen varias acepciones de la palabra Protocolo dependiendo del autor que se estudie. Su etimología poco ayuda para esclarecer cual es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de su origen. Entre algunas de estas opiniones están:

• Del latín protocolum, que significa primera hoja engomada.

• De la voz griega protos, que significa primero o principal.

• De la voz latina collium o collato, que significa cotejo o comparación.

• Del griego kolla, equivalente a cola o engrudo, pues era con esto que se pegaban las hojas de los libros que formaban el protocolo.

• De la voz latina colección, que significa conjunto o recopilación.

• Del griego kollon, que significa pegar.

DENOMINACIONES

En Guatemala se le conoce al Protocolo Notarial con distintas denominaciones:

• Registro Notarial, como lo estipula el artículo 21 del Código de Notariado, Decreto Número 314 del Congreso de la República.

• Al tomo o tomos de protocolo de determinado año (Protocolo del 2010), pues el protocolo se abre y se cierra cada año y el pago de derecho de apertura es por año, de acuerdo al artículo 12 del Código de Notariado.

• Al conjunto de todos los tomos empastados, que incluye desde el primero, cuando el notario inicia a cartular, hasta el del año actual; artículo 8 del Código de Notariado.

DEFINICIONES DE PROTOCOLO

 Doctrinarias

Enrique Giménez Arnau: protocolo es la colección o conjunto ordenado de documentos notariales.

Rufino Larraud: protocolo es el volumen o serie de ellos en que el escribano colecciona ordenadamente y conforme a la ley, los documentos matrices de oficio, sometidos a su custodia.

Pedro Ávila: el protocolo es la colección ordenada cronológicamente, de instrumentos públicos autorizados en cierto tiempo por una notaría determinada.

Gonzalo de las Casas: protocolo es el conjunto de instrumentos en que el Notario consigna los contratos que pasan entre él y las partes.

 Legal

Artículo 8, Código de Notariado: el protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra, de conformidad con esta ley.

PRINCIPIOS DEL PROTOCOLO NOTARIAL

Los principios o garantías del protocolo notarial son las razones o causas que fundamentan la existencia del mismo. Una de las características del Sistema de Notariado Latino, al cual pertenecen más de sesenta países en el mundo, y dentro de los cuales se encuentra Guatemala, consiste en la utilización obligatoria del protocolo como el registro para la conservación de los instrumentos públicos originales que autoriza el notario. Este sistema se basa en el principio que los instrumentos públicos originales o matrices quedan en poder del notario, por lo menos durante algún tiempo, por lo que los principios que rigen al protocolo son:

 Garantía de perdurabilidad de los actos jurídicos, pues con el protocolo se reduce el riesgo de pérdida o extravío de los instrumentos públicos.

 Garantía de ejecutoriedad de los derechos, pues la existencia del protocolo permite que se hagan efectivos los derechos plasmados en los documentos en él contenidos.

 Autenticidad de los derechos, pues debido a las solemnidades y requisitos previstos en la ley, el protocolo se constituye en garante de la legalidad de los derechos.

 Publicidad de los derechos, ya que el protocolo es público, cualquier persona puede enterarse de su contenido y oponerse si resulta afectada, salvo los casos establecidos en la ley.

SISTEMAS DE PROTOCOLO NOTARIAL

 Sistema de Libros o Folios Movibles

En el Sistema de Libros el notario autoriza los instrumentos en un libro previamente elaborado y autorizado por la autoridad respectiva.

En el Sistema de Folios Movibles el notario autoriza los instrumentos públicos en folios sueltos que va coleccionando para posteriormente encuadernar y empastar.

 Sistema de Colección Exógena o Endógena

En el Sistema de Colección Exógena el protocolo está constituido por los folios en blanco habilitados.

En el Sistema de Colección Endógena,

...