El TCO En La Empresa

Materia: Proyecto - Ingeniería en Sistemas de Información

Apunte de Clases: Estimación de costos de proyectos informáticos y TCO (Total Cost of Ownership)

Ing. Roxana Bassi rox@arda.com.ar

Versión al: 3-4-03

¡Estimar económicamente los proyectos es crítico!

- Las estimaciones son fundamentales para decidir si los proyectos se llevan o no a cabo

- Los errores de medición en los proyectos causan graves problemas y la pérdida de credibilidad de los profesionales de sistemas.

- Para estimar correctamente tenemos que acostumbrarnos a desarrollar planes con indicadores, medir los desvíos y luego ajustar los indicadores con la experiencia obtenida.

TCO: Costo total de Propiedad

El Gartner Group fue el creador del concepto de Total Cost of Ownership al aplicarlo al análisis del software Microsoft® Windows®, analizando los costos que implicaba para una empresa poseer máquinas que usaban este sistema operativo. En 1996, cuando Gartner anunció que el costo promedio de una máquina que usa Windows 95 era de US$10,000 durante la totalidad de su vida útil, las compañías comenzaron a darse cuenta que gastaban de 5 a 10 veces su valor de compra para mantener un bien en uso.

Definición:

Total Cost of Ownership: un análisis de todos los costos de un bien, mas allá del pagado al adquirir un producto, bien o servicio, requeridos para operar y mantener dicho bien durante su vida útil. TCO incluye, por ejemplo, personal, hardware, seguridad, instalaciones, licenciamiento, mantenimiento, amortizaciones, seguros, gastos regulares, temas legales, etc.

TCO representa los costos totales de conseguir, instalar y administrar un sistema IT. Los estudios de TCO de los últimos años han determinado que los costos de hardware y software representan sólo una porción minoritaria del costo total de administrar el bien durante su vida útil. Gartner sugiere la regla 10/30/60: en un proyecto se gasta el 10% del dinero en equipos, el 30% en software, y el 60% en el resto de los conceptos (aunque esta regla puede ser diferente en nuestro país, al tener algunos componentes en dólares y otros en pesos).

TCO se representa como un valor anualizado de propiedad durante el período de vida del proyecto, por ejemplo, 5 años.

TCO y ROI

Asociado a ROI (Return on investment, o retorno de inversión). ROI refleja una manera de poder valorar económicamente el ahorro incurrido al instalar un sistema o equipo. Se trata de una tasa de retorno que compara los beneficios netos de un proyecto versus sus costos totales (TCOs). Por ejemplo, si el ROI de un proyecto es del 200%, los beneficios son el doble de los costos totales de implementación del mismo.

Generalmente es muy difícil estimar económicamente el ahorro o ventaja de un sistema. Se utilizan métricas tales como: ahorro comparado con un sistema manual, aumento del mercado debido a esta mejora, necesidad de llevarla a cabo para no perder clientes o ponerse a la par de la competencia, etc.

Usos de TCO

- TCO Es una herramienta de medición de escenarios.

- TCO también se utiliza para analizar si es conveniente desarrollar o mantener un sistema in-house, o tercerizarlo. En estos casos, generalmente se desarrollan tres escenarios: el in-house SIMPLIFICADO (analiza solo costos directos y algunos de los indirectos, asumiendo que el resto de los costos son absorbidos por la compañía), el in-house COMPLETO (TCO completo) y el escenario tercerizado. Luego de obtenidos los totales de cada uno, se comparan.

- TCO es una herramienta de gestión fundamental para descubrir costos ocultos y evitar inconvenientes futuros, mientras que ROI es una herramienta esencial para evaluar los costos y beneficios de un proyecto, y de este modo poder “venderlo” mejor.

Tipos de Costos

Los tipos de costos dependen del tipo de proyecto y su envergadura, y también del tipo de organización en que se lleve a cabo, e incluso del interés de la empresa de tomar en cuenta ciertos gastos como parte o no del proyecto.

A continuación analizaremos diversos tipos de costos que en general se presentan en proyectos de sistemas.

Para generar los ítems a valorar de TCO, debemos tomar en cuenta que normalmente existen tres tipos de costos que detectar: los directos, indirectos y los llamados “ocultos”.

Directos: son aquellos que tradicionalmente consideraríamos. Por ejemplo:

- Compra de equipamiento, transporte, impuestos

- Costo de Licencias de software, upgrades, herramientas de desarrollo

- Infraestructura, cableados, equipos de red y ruteo

- Personal afectado directamente: data entry, programadores, diseñadores, analistas, líderes de proyecto, diseñadores gráficos y de interface, etc.

Indirectos: son aquellos relacionados con los directos, pero que no siempre tomamos en cuenta. Siempre se refieren al área de sistemas:

- Consultorías, por ejemplo para cumplimiento de normas (ISO, TIA/EIA, software). Auditorias regulares, por ejemplo de seguridad.

- Capacitación al personal de sistemas para el desarrollo. Capacitación a los usuarios para el uso de las herramientas.

- Sistema eléctrico (tendidos, baterías, sistemas autónomos)

- Seguridad (de acceso, física y también lógica) antivirus

- Sistema de backup de los datos

- Costos de mantenimiento del sistema

- Mesa de Ayuda / soporte técnico interno

Ocultos: los costos que afectan el sistema y muchas veces no tomamos en cuenta:

- Seguros (ART, equipamiento)

- Amortizaciones de bienes y software. Reemplazo de equipamiento por obsolescencia.

- Costos legales, patentes, contratos, previsiones legales

- Costos de Personal administrativo y contable

- Costos de escalabilidad del proyecto (ej. agregar un servidor cuando aumentan los usuarios)

- Piezas de repuesto

- Servicios regulares (hosting, enlaces, housing)

- Insumos (disketes, cintas, toner)

Ejemplo de tabla

Inicial Año 1 Año 2 Año 3 Notas

Equipamiento

Servidor IBM $30,000.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00

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