El concepto de libro

El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.

El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.(2)

El Consejo de Estado por su parte señaló que: “El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co., Art. 2ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LI BROS.

El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.

4.1.3.9.1.1 CÁMARAS DE COMERCIO.

Se deben inscribir en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, de acuerdo al numeral 7º articulo 28 del Código Mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles (Art.1 de la ley 222 de 1995).

Conforme a la guía para constituir y formalizar una empresa No.1, de la Cámara de Comercio de Bogotá, “Por ley todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben inscribir son:

PERSONAS NATURALES

a) Libro mayor y balance;

b) Libro diario, y

c) Libro de inventarios y de balances

SOCIEDADES

a) Libro mayor y balances;

b) Libro de inventarios y balances;

c) Libro diario, y

d) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso”.

El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General.

Es conveniente precisar que la Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administración de impuestos nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las sociedades.

Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen por objetivo el ánimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines son altruistas para

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